はたらく・暮らす・整える

手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

メールにかける時間を1/10に減らしたが、何の問題も無く仕事は進んでいる

今年2020年は、成果につながる仕事により一層注力することがテーマの1つ。

注力することがあるということは、いかに「それ以外をやらない」かにかかっているとも言えます。

手始めに、メールに関する「ムダ」をいくつか取り除きました。

1つは、組織である企業にありがちな、「とりあえずCCメール」を読まないこと。

メールには、「依頼」「質問」「その他報告等の情報共有」があります。

そのうち、「その他報告等の情報共有」は基本読まないことにしました。特に、自分もしくは自分が所属する部門をCCにして送られたものは、一切読まないことにしたのです。

1つひとつはわずかな時間でも、積み重ねでそれなりの時間を奪います。

一方で、CCで来た情報共有メールを読んで役立ったことも無ければ、読まずに困ったこともありません。

いちいち既読にするのも無駄な工数なので、該当メールは開封せずとも既読扱いにするルールを指定して、自動化しました。

もう1つは、読むのも書くのも「その都度」をやめて、「メールアプリを開くのは1日2回まで」としたこと。

具体的には、Outlookは普段閉じたままにして、午前中の分は11:50、午後の分は17:30の2回だけ立ち上げます。

メールチェックするのも、読むのも、返信するのもその時だけ。

あとは一切見ないことにしたのです。

メールが来る都度読むということは、そのたびに作業中の何かを中断するということ。

作業を中断したことで、再び集中状態に戻るには最大20分かかるのだそうです。

つまり、1日10通のメールを受け取ってその都度読んでいると、20分✕10=約3時間半もの時間をムダにしていることになります。

いや、そんなに集中力を削がれていないよという人は、「その程度」の仕事しかしていないだけなので、担当している仕事のレベルを見直してください。

話が逸れましたが、今月はここまで「CCメールは読まない(自動で既読扱いにする)」「メールアプリを開くのは1日2回まで」の2つをルールとし、実践してきました。

効果としては期待した以上に大きく、単純計算でメールにかける時間が1/10まで減りました。

中断回数も減ったので、本来の仕事の生産性も上がりました。

これまで「当たり前」と思っていたことをやめる・変えるだけで、効果が得られます。

他にも、当たり前のやり方と思っていても、実はムダなこと・効果が薄いことがあるでしょうから、どんどん削ぎ落として行こうと考えています。