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『Excel 最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術』[読書記録]

9月1冊目の本、『Excel 最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術』を読了したのでご紹介。

どんな本

  • Excel研修講師として1万人を超える受講生にノウハウを展開した実績を持つ、業務改善コンサルタントの藤井直弥さんと、Office製品の解説書籍に多くの実績を持つ編集者の大山啓介さんが書いた本
  • Excelには、「効果的な使い方」かつ「シンプルな使い方」があり、誰でもマスターできるとした1冊
  • 機能の使い方を解説するのではなく、「実際のビジネスの現場でどのように使うのか」に力点が置かれている
  • また、Excelの実務スキルを向上するために、暗記をする必要は一切ないとしている

内容としては、大きく次の5つについて書かれています。

  1. 誰が見ても「見やすい!」と感じる表を作る方法
  2. 面倒なExcel作業を正確、かつ高速に行うためのプロ技の紹介
  3. Excelの基本機能を使った実践的なデータ分析の方法
  4. 膨大なデータを集計し、意図する形にまとめる方法
  5. Excelの印刷機能の解説と自動化への招待

読むきっかけ

  • 自己流ながらそれらしく資料をつくれるものの、毎回やり方を考えながらなので、効率が悪いと感じていた
  • 同様に、資料として見せる相手に訴求するための魅せ方のポイントも自己流であり、十分な効果を発揮できていないと感じていた
  • Excelの扱いに長けた先輩社員の手ほどきを受けたら、数カ所を抑えるだけで効果的・効率的な資料をつくれた実体験が、学び直そうと思ったきっかけ

読んだ感想

  • 出来上がりが(パッと見で)それらしくても、正しい手順と自己流ではかかる手数がまるで違う
  • ミスを防ぐポイント、ミスがあってもチェックできるやり方を抑えておけば、手戻りがずっと少なくなる
  • 訴求力のある表やグラフをつくるにはそこそこ手をかける必要があるが、効果は必ず上がる
  • 罫線は少ないほうがいい
  • 余白はあったほうがいい
  • 全部覚えてもExcelの達人には届かないが、「できる」資料をつくれる人にはなれそう

読んで、自分でもやってみようと思ったこと

  • 表はA1から始めずに、1列目・1行目に余白を設ける
  • 縦線は必要時以外、引かない
  • 行・列を隠す際に非表示機能は使わず、グループ化機能を使う
  • 11の基本の関数に絞って覚える
  • 表の下部に、データの出所を記載する
  • 「F2」で計算式の参照先を確認する
  • 散布図で、データの相関関係を検証する
  • 散布図上に、複数のグループをプロットする
  • 「そこそこのグラフ」を「より良いグラフ」に変える5つのポイントを習得する
  • 印刷機能の6つのポイントを習得する
  • 次のステップとして、マクロによる自動化も実践してみる

こんな人に読んで欲しい

  • 自己流でやってきて、Excelを使えているかどうかと聞かれると自信のない人
  • ちょこちょこ資料作成ミスを犯している人
  • 見やすくて分かりやすい表をつくれるようになりたい人
  • 意図を正しく使えられるグラフをつくれるようになりたい人
  • Excelに「詳しい人」にはならなくてもいいが、訴求力のある「できる資料をつくれる人」にはなりたい人

まとめ

「使っている」と、「使えている」の違い。

もっと言うと、「使われている」と、「使いこなしている」の違い。

こんなに多くの人が仕事で使っているツールなのに、その道具であるExcelに「使われている」状態の人が多いものもないでしょう。

ですが、ポイントをしっかりと抑えておけば、使いこなせるようになることができます。

それも、達人じゃなくてもすぐに実践できる方法で。

もちろん、そうなるにはいくつかの実践が必要ですが、『Excel 最強の教科書[完全版]――すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術』は、「Excelに使われている自分」を「Excelを使える自分」にしてくれる1冊です。