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手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

システム手帳とリフィルの使い分け(仕事編/生活編)[楽しむ手帳術]

目的に応じて手帳とノート、デジタルとアナログを使い分ける方法(2017年4月編)[楽しむ手帳術]」などでご紹介してきたように、その目的によって使用する手帳と実際の使い方は幾度かの変遷をたどってきましたが、このところは「システム手帳」をメインとして使うカタチで固まってきました。

ただ、なんでも1冊にまとめられるのがシステム手帳のいいところですけれども、「仕事」と「生活」で目的や使う場面がやはり違うので、その2つにあえて分けて2冊使いするのがいいかなと考えています。

そこで、現在のシステム手帳運用方法について、「仕事編」と「生活編」に分けてご紹介したいと思います。

仕事編:「年/月/週/日」の時間軸の長さで自在に視点を切り替え

仕事用の手帳には、年間の目標や業務スケジュールから、月単位、週単位、日単位の予定と実績および作業記録が入ります。

使用しているバインダー

打合せのメモやスケジュール管理に使っているiPad miniなどの充電が自席や会議室など場所を問わず行えるよう、アナログノート+モバイルバッテリー+USBメモリーが合体したシステム手帳「ELENOA」を使用。

それなりの重みと厚みがありますが、情報セキュリティの観点から仕事場にのみ置いて運用しているので問題ありません。

むしろ、この重みが書く際の安定感につながっています。

リフィル構成と使い方

仕事で使う前提として、年次計画と年間個人目標、月次業務スケジュール、週次目標及びスケジュール、日次タスクを念頭に行動することになります。

当然、実績の記録もこの時間軸に応じたものとなるので、「年/月/週/日」の時間軸の長さで自在に視点を切り替えることが要件となります。

そこで、仕事用のシステム手帳は、ノートリフィルを中心に、リフターとインデックス、それにリフィル型穴あけパンチだけのシンプルな構成で使用しています。

ノートリフィルは、文章の他に図を書き入れることもあるので、一般的な横罫ではなく、ドット方眼リフィルを使用。

あとは、インデックスで「年/月/週/日」それぞれのノートリフィルを仕切り、

  • インデックスで「日」「週」「月」「年」に分けて、仕事に関するタスクや実績を記録
  • 「日」は見開きで、その日の仕事をG−PDCA形式で記録
  • 「週」は、毎週月曜日に行う週次レビューと週次デザインを記録
  • 「月」は、所属部門の月次活動実績報告書と自分の仕事の行動実績表にパンチ穴を開けてファイリング
  • 「年」は、年間個人目標シートと、上期・通期の人事評価をファイリング

としています。

生活編:「ほぼ日手帳」をリフィル化して、ライフログ+4行日記+情報スクラップ

使用しているバインダー

1日のうちに何度も開いては書き込むので、仕事場でも家でも外出先でも使います。

持ち歩くのが前提になるので、「軽くて」「薄い」でも「収納力がある」ものがいい。

そこで、選んだのが「filofax clipbook(ファイロファックス クリップブック)」です。

リフィル構成と使い方

生活用のシステム手帳は、ライフログと4行日記がメインとなります。

ライフログは睡眠時間や食べたもの、運動習慣のログ、ブログアクセス数、買ったものなどを、「記号+数値+箇条書き」でサマライズ。

思考や感情は「事実・気づき・教訓・宣言」の4行日記形式で記載。

これを、ほぼ日手帳カズンを「システム手帳リフィル化」してカスタマイズした、1日1ページにサマライズして記入しています。

ただし、ライフログも日記も書くことで終わりではなく、読み返して再認識したり気づきを得ることでその効果を発揮します。

そこで、読み返しが楽しくなるように、お気に入りのブログ記事などを印刷して情報スクラップとしても使用しています。

まとめると、

  • ライフログと日記は、システム手帳のリフィル化した「ほぼ日手帳カズン」に、1日1ページでサマライズ
  • 気になったブログ記事や新聞・雑誌のスクラップを、パンチ穴を開けて1日1ページの間に綴じる
  • ノートリフィルをストックしておいて、その日の気づきや学びをメモ
  • 1日のなかで都度開いては書き込んだり読み返したりするので、家と仕事場を持って往復
  • おおむね2ヶ月分を携帯し、それより前のものはストック用のリフィルバインダーへ移動

となります。

まとめ

仕事用は、時間軸の長さで自在に視点を切り替えられること。

生活用は、ライフログ用としてほぼ日手帳をリフィル化しつつ、バインダーも薄型・軽量とすることで持ち運び自由とすること。

そして、書きやすさだけではなく、読み返しのしやすさもそのポイントとしています。

手帳を開いたままにしておくことも、手帳の活用率を上げるポイントとなります。

何かしらひとつでも、あなたの手帳術の参考になれば幸いです。