はたらく・暮らす・整える

手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

#手帳会議 2019/その1:目的に応じた手帳の使い分け

考えを深めてまとめるための記事です。

目的に応じて手帳とノート、デジタルとアナログを使い分ける方法(2017年4月編)[楽しむ手帳術]』から1年半、手帳に求める役割と組み合わせるツールも変化し、よりシンプルな方向へと進んできました。

そんな中、ほぼ日手帳やジブン手帳が2019年の手帳を発表し、手帳沼界隈が途端に賑やかになっています。

年々早くなっている感のある、翌年の手帳ラインナップ発表。

その雰囲気を目の前にしてじっとしていられるわけもなく、今後の手帳活用構想を練るための「ひとり手帳会議」を開始しました。

すでにトライアルしている部分もありますが、まだやり方がはまっていないところもあり、試行錯誤中。

書き出すことで考えがまとまることがあるので、現在の考え方をここに記しておきたいと思います。

▼昨年の手帳会議のひとり手帳会議の始まり

手帳に求める役割

手帳と言えば「スケジュール管理」ですが、仕事でも家庭でも「共有すること」が前提となるので、アナログ管理はやめてPCやスマホで行っています。

そんなわたしが手帳に求めるのは、次のような役割です。

  1. 心身を整える:ライフログや日記の記録と読み返し
  2. 知を深める:事実を記録し、情報を整理することで気づきや学びを得る
  3. 書き味を楽しむ

ライフログと日記、気づきや学び、情報スクラップをひとまとめにして時系列に並べる

これらは、記録することや保存することが目的ではなく、「読み返す」ことで次への気づきを得ることが重要。

時系列でありながら、1日分のページ数を柔軟に増やしたり減らしたり移動したりできることがポイントとなります。

これには、8月に入手した『360度パタンと開く、ノートなシステム手帳「filofax clipbook(クリップブック)」 』を来年も継続して使おうと考えています。

  • ライフログと日記は、システム手帳のリフィル化した「ほぼ日手帳カズン」に、1日1ページでサマライズ
  • 気になったブログ記事や新聞・雑誌のスクラップを、パンチ穴を開けて1日1ページの間に綴じる
  • ノートリフィルをストックしておいて、その日の気づきや学びをメモ
  • 1日のなかで都度開いては書き込んだり読み返したりするので、家と仕事場を持って往復
  • おおむね2ヶ月分を携帯し、それより前のものはストック用のリフィルバインダーへ移動

ここまでは引き続きの運用方法となるのですが、「その日の気づきや学び」を月単位や年単位で振り返ってまとめ直す仕組みを、何か考えたいなと思っています。

仕事用は、日/週/月/年と時間の長さで切り替える

仕事用の手帳には、年間の目標や業務スケジュールから、月単位、週単位、日単位の予定と実績および作業記録が入ります。

ページ数が多くなってどうしても重量がかさむことと、情報セキュリティの観点から仕事場にのみ置いて運用します。

これには、今年始めから使ってきた『アナログノート+モバイルバッテリー+USBメモリーのシステム手帳「ELENOA」』を、来年も継続して使おうと考えています。

  • インデックスで「日」「週」「月」「年」に分けて、仕事に関するタスクや実績を記録
  • 「日」は見開きで、その日の仕事をG−PDCA形式で記録
  • 「週」は、毎週月曜日に行う週次レビューと週次デザインを記録
  • 「月」は、所属部門の月次実績報告書と自分の仕事の行動実績表にパンチ穴を開けてファイリング
  • 「年」は、年間個人目標シートと業務スケジュール、上期・通期の人事評価をファイリング

同じ内容を「日と週」「週と月」などに記載することもありますが、時間の長さで切り替えて見ることができるので、より本質的なタスクにフォーカスできる利点があります。

「学びの手帳」が1冊欲しい

仕事の専門性が高まるにつれて、学ぶことに時間を費やすことが増えてきました。

一方で、学ぶことの時間が増えても仕事量が減るわけではないので、より効率を高める必要も。

専門能力を高める学びは成果を出すため、Excel資料作成術やビジネスフレームワークを学び直すのは効率を高めるためとなります。

学ぶことはたくさんあるので、その内容を記録しておき、都度復習する仕組みの役割を手帳に持たせたいと思っています。

この場合に手帳に求めるのは、

  1. ジャケットのポケットにすっぽりと入って、持ち歩きしやすいコンパクトなサイズ
  2. たっぷりと書き込めるページ数
  3. 万年筆の書き味がよい紙質

の3つ。

時間軸は必要ないので、手帳ではなくノートでもいいのかもしれませんが、条件に合うノートというのも意外と無い。

そこで、現在役割としては空いている「能率手帳版岩手県民手帳」を使ってみようかと考えています。

まとめ

こうして書き出してみることで、手帳に求める役割と、それに応じた使い方が整理されてきました。

同時に、課題もいくつか見えてきました。

メインで使用するのはシステム手帳なので「今年の手帳・来年の手帳」の区切りは無いのですが、「手帳の季節」というのはやっぱりあるので、この機会に考えを整理してみた次第です。

ハッシュタグ「#手帳会議」で検索すると色々な人の試行錯誤が伺えるので、それも参考にしながら「わたしの手帳」をブラッシュアップしていきたいと思います。