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休憩時間を仕事時間から天引きしてから、残った時間で生産性を上げる[楽しむ仕事術]

マラソンでは給水が大事なポイントですが、喉が渇いてから給水したのでは遅く、時には遅れたがために脱水症状になることも。

喉の渇きを感じる前に、計画的に給水計画を立てるのだそうです。

マラソンを例に上げましたが、これは特別な事例ではなく、日常の仕事でも同じことが言えます。

仕事が立て込んでいたりすると、ついつい区切りのいいところまでと頑張ってしまいますが、そこにたどり着く頃には脳は疲れ、ウィルパワーも使い果たしてしまいます。

そうならないためには、「疲れを先回りして休憩をとる」ことが重要なポイントとなります。

ポモドーロ・テクニックで計画的に休憩をとる

「区切りのいいところまで行ったら休む」これだと作業時間と休憩のタイミングが一定しないので、自覚しているより多くのムラが日常的に出てしまいます。

疲れてから休むことになり、次の作業への入り方がどうしても遅くなってしまうのです。

ポモドーロ・テクニックは、「25分集中して作業」したら「5分休憩」を取るというサイクルを1セットとして、これを4セット繰り返したら最後のセットの休憩は、15分~20分の長い休憩をとるというやり方。

ポモドーロ・テクニックを活用すると、区切りが良いかどうかにかかわらず「決まった時間で集中と休憩を繰り返す」ので、仕事のリズムをつくりやすくなります。

区切りのいいところまでやらず、あえて残す

脳とウィルパワーを一番消耗するのは、何かを「始める」とき。

「始める」のは時間にすれば短いものですが、そのあとの「続ける」ことより消耗度が激しいのです。

グラウンドを整地する大きなローラーのように、動き始める時は大きな力を必要とするけれども、そのあとの動かし続ける際はずっと小さな力で済むのと一緒です。

そこで、区切りのいいところまでやらず、あえて残す。

残りは「続き」ですから、区切りのところで何かを「始める」よりずっとラクに再開することができます。

また、区切り自体も先のポモドーロ・テクニックで言えばひとつの25分のなかの「続き」となりますから、次の仕事の立ち上げがラクに行えるようになります。

休憩時間を天引きした仕事時間を、1日の実質的な稼働時間として計画を立てる

1日8時間勤務の会社が多いと思いますが、休息時間が絶対的に必要ですから、8時間をフルに使えるわけではありません。

せいぜい7時間がいいところでしょう。

残業は翌日以降からの前借りに過ぎませんから、ここでは稼働時間に含めないでください(残業ありきの仕事は負債が溜まる一方で、むしろ生産性は低下します)。

限られた実質稼働時間で成果を出すにはどうすればいいか。

そこでポイントとなるのが、優先順位のつけ方。

と言っても、仕事の重要度・緊急度による優先順位ではありません。

重要度・緊急度で優先順位をつけたところで、多くの会社員は優先度が低いものもいずれはやらなくてはいけないのであまり意味がありません。

どうすれば良いか?

その「時間(帯)・場所・環境・体調」で何をしたらパフォーマンスが最大化されるのかを考えるのです。

例えば、朝一はアイデアを必要とする企画書作成、午後は手を動かす事務処理など、その時・その場所などで最適な仕事があります。

これは人によって異なるので、自分に合った「時間割」をつくり出します。

最適化された時間割に沿って仕事を進めていけば、限られた稼働時間のなかでも生産性を上げることができます。

まとめ

休憩時間を仕事時間から天引きしてから、残った時間で生産性を上げることは、メリハリをつけることにも繋がります。

長時間労働で成果を上げる時代は当に終わりました。

いかに効率よく、生産性を上げるか。

密度の濃さで勝負する時代です。

これを長く続けるためにも、休憩を余った時間でとるのではなく、戦略的かつ計画的にとっていく必要があります。

休憩をとるスキルも仕事の1つとして身につけましょう。