考えを整理し、深めるための記事です。
仕事場においては、A5サイズのシステム手帳と能率手帳を使用しています。
これらについては、記録してPDCAを回すサイクルがほぼ確立されて、安定的な運用が行えています。
一方で、なかなかしっくりくる運用が定まっていないのが、生活面、特に家庭内における手帳の使い方。
現状の課題と解決策の方針を検討してみたいと思います。
家庭内における課題
- 妻や子どもに聞いた、この先の未確定の予定やちょっとした相談事を忘れてしまう
- 内容を間違えて覚えてしまうこともある
- 確認の二度手間が発生している
確定したスケジュールはスマホアプリの「TimeTree」に登録し、付随する学校だよりなどは「Evernote」に保存して共有しています。
問題は、日時の決まっていない仮の予定や、「そのうち何とかしたい。だけどどうして欲しいのか自分でもよくわからない」のようなぼやっとした相談事として聞いたもの。
聞いた時点では覚えたつもりでも、それが3件・4件と積み重なっていくと忘れるものも出てきます。
また、口頭で聞いただけなので、捉え方がズレてしまうこともあり、「この間言ったアレだけど」のアレの前提が違っていることもよくあります。
確認し直したり、ズレた話をすると、相手にとっては「お父さんは話を聞いていない」となってしまうので、仕組みとして解決する必要があります。
解決策の方針
- 頭で記憶するのではなく、文章や図で記録する
- メモするツールを携帯する
- 定期的に見返して整理する仕組みとする
元々「聞く」ことが得意ではない一方で、文章など「見る」ことで理解することは得意な方です。
ならば、聞いたことをその場でメモして「見える化」して記録してしまえば、自分で理解しやすくなるし忘れても問題ありません。
場合によっては、メモを相手に見せて確認をとれば、認識の相違も少なくできるでしょう。
問題は、メモツールの携帯性と見返す仕組みの実装方法。
いつメモが必要になるかは分からないので、常に携帯しておく必要がある一方、かさばるツールでは邪魔になります。
また、見返さないと次のアクションにつながらないので、相手ごとやテーマごとなどに整理して、古いものは破棄してホットなものを手前に持ってくるなど、メモを一元化して整理する仕組みが必要です。
想定しているメモツールのプロダクト
メモを整理する仕組みを考えると、システム手帳が最適です。
ただし、一番小型のミニ6穴でもそれなりにかさばり、持ち運びにはカバンが必要となるので携帯性に難があります。
手ぶらでもいいように、ポケットに入れておいても邪魔にならないサイズと厚みのものが欲しい。
そこで思いついたのが、システム手帳メーカー「ノックスブレイン」の「PLOTTER（プロッター）」という商品。
▶公式サイト：NEW BRAND PLOTTER（プロッター）
バインダーは普通のシステム手帳なのですが（パタンと180℃開くのはちょっと魅力的）、純正のリフィルがノート式になっていて、その背表紙から剥がしてバインダーに綴じ込むことができるもの。
これなら、ノート式のリフィルだけ携帯しておき、書き終わったらバインダーに移動させればよい。
書く際の携帯性を保持しながら、システム手帳特有の整理・一元化が行えるというわけです。
まとめ
考えながら整理してみましたが、携帯性と保存性の両立で良さそうに思えます。
ただ、新しいシステム手帳が欲しくなって、理由をこじつけているだけかもしれません。
幸い、PLOTTERはリフィルがノート式になっているので、それ単独でも使い始めることはできます。
あとは、実際に使ってみて想定している運用が軌道に乗るか、課題が解決されるかを検証してみたいところ。
まずはノートリフィルの携帯による「その場メモ」から実践してみたいと思います。