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システム手帳の中身(リフィル構成)と追加したもの・しなかったもの[2018.05版]

今年2月から定点観測を開始した「システム手帳の中身」。今回が2回目の定点観測です。

いくつも種類があるリフィルを差し替えてカスタマイズできるのが、システム手帳の特徴であり面白さ。

どれを・どの順番で組み合わせるかに、その人の思考法や嗜好が色濃く反映されます。

考え方や好みは常に一定ではないので、時とともに変化するもの。

どんな時期に何を使い・何を使わなくなったのか。

そこにはどんな考えが反映されているのか。

システム手帳の中身を定点観測していきます。

システム手帳の中身(リフィル)の構成と使用目的

ここは、前回から大きな変更はありませんでした。

バインダー(手帳本体)には、クラウドファンディングで入手したハイブリッド手帳「ELENOA」を使用しています。

リフター(ガイドプロテクター)

  • ノートリフィルがスムーズに開閉するようにする、ガイドの役目がある
  • 無くても使えるが、あればノートリフィルの穴が破れにくくなってスムーズに動くのは間違いない
  • ノートリフィルやインデックスを挟むように、最初と最後のページに1枚ずつ配置

付属品としてペラっとしたリフターが付いてくるシステム手帳もありますが、しっかりとしたつくりのものに変えたほうが、結局はストレス無く使えるようになるので、ここは専用品を使用しておいたほうがいいでしょう。

インデックス(縦型)

  • 手帳内部をカテゴリー分けするのがインデックスリフィル
  • タブが横方向に出ている「横型」と縦方向に出る「縦型」があるが、「縦型」を選択
  • さらに、タブを手帳上部ではなく下部に出るように配置

横型の方が種類が多いのですが、位置によってはペン挿しに干渉したりページをめくる手に当たってしまうので、縦型のほうが煩わしさを感じることなく使えます。

さらに、タブを上部ではなく下部に出るようにすることで、常に手前に見える状態となるので、使い勝手がより向上します。

ノートリフィル

  • 「ELENOA」に付属の横罫ノートリフィルから、バインデックス(能率手帳)のドット方眼リフィルに変更
  • インデックスで「日」「週」「月」「年」に分けて、仕事に関するタスクや実績を記録
  • 「日」は見開きで、その日の仕事をG−PDCA形式で記録
  • 「週」は、毎週月曜日に行う週次レビューと週次デザインを記録
  • 「月」は、所属部門の月次活動実績報告書と自分の仕事の行動実績表にパンチ穴を開けてファイリング
  • 「年」は、年間個人目標シートと、上期・通期の人事評価をファイリング

対象期間で分けて使う方法が、思いのほか自分には合っていました。

過去の情報を探す場合も、インデックスを頼りにほんの数秒ページをめくるだけでたどり着くことができます。

リフィル型穴あけパンチ

  • 最終ページのリフターの後ろに、これもひとつのリフィルとして綴じています
  • 日々の仕事で作成した1枚ものの資料は、これで穴を開けてシステム手帳に綴じ込む
  • 手帳と一緒に持ち運ぶことになるので、どこにいてもすぐに綴じれる

リフィル型ではない普通の穴あけパンチも机の引き出しに入っているのですが、自席を離れていても「その場で綴じる」ことができるのは想像以上にスッキリ感があります。

追加したもの

過去のストックページを保存するものとして、リフィルファイル(保存用バインダー)を追加しました。

記入済みのノートリフィルのうち、特に頻度的に増えやすい「日」と「週」のノートを定期的にリフィルファイルへ移し替えています。

目安としては、「日」は直近1ヶ月より前のものを、「週」は直近2ヶ月より前のものを移動。

移動する際にざっと内容をチェックして、必要な情報だけ別ページに写すことにしています。

これで、システム手帳本体を常にすっきりした状態で使用することができるようになりました。

あると便利かと思っていたけど、追加しなかったリフィル

前回の定点観測の時点ではいずれは欲しいと思っていたものの、3ヶ月経っても購入しなかったので、無くても困らないようです。

カードポケット

使用頻度の高いカードは財布に入れておくものの、月に1〜2回しか使わないようなカードは、システム手帳に入れておこうと考えていました。

ただ、たまにしか使わないカードそのものを断捨離したので、システム手帳に入れるものがそもそも無くなりました。

下敷き

A4資料を3つ折りにして綴じ込んでいるので、どうしてもでこぼこが出て書きづらくなるだろうと想定していました。

ですが、それは過去のノートリフィルをずっと溜め込んでいる場合の話であって、保存用バインダーに定期的に移すようにしたので凹凸にこまることが無くなりました。

入れ替えせずに厚みのある状態でシステム手帳を使う人なら、必要かもしれません。

リフィルタイプのiPad miniケース

スケジュール管理はデジタルで管理しているので、iPad miniをシステム手帳に挟んで持ち歩いています。

iPad miniはサイズ的に、A5サイズのシステム手帳にぴったり。

ただし、挟んだだけだと当然滑り落ちてしまう恐れがあるので、リフィルのひとつとして、システム手帳に固定したいところ。

以前は、リフィルタイプのiPad miniケースが市販されていたのですが、現在は品切れ状態が続いています。

なので、これについてはいらなくなったわけではないので、再販されるようになったら、あるいは別メーカーから同様の商品が販売されるようになったら入手したいと考えています。

まとめ

システム手帳本体の中身としては、ノートリフィルを替えたこと以外は大きな変更はありませんでした。

「日」「週」「月」「年」の構成が、現在の仕事の時間の幅とぴったり合っているからかもしれません。

ただ、A5サイズは書きやすいものの、さすがに携帯には不向きです。

このデメリットを補うものとして、ミニサイズのシステム手帳を検討してみたいと考えています。

ポイントは、システム手帳として機能的でありながら、どこまで薄く軽くすることができるか。

次回はまた3ヶ月後くらいを目安に、手帳の中身(リフィル構成)を定点観測してみたいと思います。