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「TimeTree」と「Evernote」の連携で、家族のイベントを手間なく共有する方法[楽しむ生活術]

新年度となり、我が家の2人の子どももひとつずつ進級しました。

同時に、春の運動会を始めとして、家庭訪問や授業参観などのイベントラッシュがやってきます。

休日は休日で部活の練習試合で遠征などもありますから、家族の予定を夫婦間でスムーズに共有することが欠かせません。

共有する必要があるのは、スケジュールとドキュメントの2つ。

我が家で行っている方法をご紹介します。

スケジュールは、カレンダーアプリ「TimeTree」で更新をリアルタイム共有

いつ・誰が・何をする(何がある)のか、スケジュールを共有します。

使用するのは、カレンダーアプリの「TimeTree」。最近、CMもやってますね。

TimeTree [タイムツリー]
TimeTree [タイムツリー]
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共有したい相手にアプリからメールを送ることで、簡単にスケジュールを共有することができます。

便利なのが、更新すると共有相手にその内容が通知されること。

更新通知を元に仕事の予定を確認したり、相手と早めの調整をすることができます。

以前はGoogleカレンダーでIFTTTを挟んで更新通知が送られるようにしたこともあるのですが、更新通知の動作が不安定で相手に伝わっていないこともあり、いつしか使うのを止めてしまっていました。

TimeTreeは更新通知が標準機能として備えられていて、またカレンダー表示とは別に更新一覧もありますから、追加・変更が相手に伝わっていないという不安を持つことがありません。

学校お便りなどドキュメントの共有は、「Evernote」で

スケジュールとあわせて共有する必要があるのが、学校から来るお便りなどのドキュメント。

紙で保存しておくとあっという間に大量になりますから、物理的なスペース的にも、探す手間から言ってもデジタル化が欠かせません。

ここで使うのは、ドキュメント管理サービスの定番である「Evernote」。

Evernote
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我が家では、Evernoteの「ノートブック」のひとつを家族共有用に使っています。

学校からお便りが届いたら、「Evernote Scannable」で写真を撮って、家族共有用のノートブックへ放り込んでおきます。

Evernote Scannable
Evernote Scannable
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ノート名は、「子どもの名前+年月+イベント名」にすることで、整理しやすくしています。

EvernoteのページリンクをTimeTreeに貼ることで、スケジュールとドキュメントを一元化

スケジュールはTimeTreeで管理し、ドキュメントはEvernoteで管理と、役割りがアプリによって分かれています。

でも、「明日の予定の内容を確認したい」という時に、スケジュールとドキュメントを別々に見に行くのはちょっと手間です。

そこで、Evernoteのノートへの「リンク」をコピーして、TimeTreeの該当イベントの「コメント」へ貼り付けておくことにしました。

こうすると、スケジュールからコメントをタップすることで、Evernote内のドキュメント(ノート)を直接開くことができます。

運動会や学習発表会なら、次第(タイムスケジュール)や観覧席の配置表などをEvernoteに保存しておき、TimeTreeの「運動会」というスケジュールからそれらを開くことができるというわけです。

ちなみに、ドキュメントを写真にしてTimeTreeに直接貼ることもできます。

ただし、「去年の運動会の資料を見たい」というような時は、スケジュールから遡って探すのは大変です。

この場合は、イベント名や子どもの名前からEvernoteで検索したほうが早いでしょう。

そのために、スケジュール管理はTimeTree、ドキュメント管理はEvernoteと分けたうえで、Evernote内のノートへのリンクをTimeTreeに貼り付けることで一元管理できるようにしました。

まとめ

以前は、カレンダーを冷蔵庫の扉に貼って共有していましたが、手帳に書き写したり、適切なタイミングで更新情報を共有できなかったりと煩雑な管理となっていました。

スマホとアプリを使えば、場所と時間を問わず、手間をかけずに最適なタイミングで共有することが出来ます。

もう、「言った・言わない」でケンカになることもないでしょう。

これからのイベントシーズンに向けて、TimeTreeとEvernoteの連携で家族内の情報共有をしてみませんか?