いくつも種類があるリフィルを差し替えてカスタマイズできるのが、システム手帳の特徴であり面白さ。
どれを・どの順番で組み合わせるかに、その人の思考法や嗜好が色濃く反映されます。
考え方や好みは常に一定ではないので、時とともに変化するもの。
『「筆箱の中身」定点観測［2018.01版］』に続いて、システム手帳の中身も定点観測してみたいと思います。
システム手帳の中身（リフィル）の構成と使用目的
バインダー（手帳本体）には、クラウドファンディングで入手したハイブリッド手帳「ELENOA」を使用しています。
アナログノート＋モバイルバッテリー＋USBメモリーのシステム手帳「ELENOA」［商品レビュー］
リフター（ガイドプロテクター）
- ノートリフィルがスムーズに開閉するようにする、ガイドの役目がある
- 無くても使えるが、あればノートリフィルの穴が破れにくくなってスムーズに動くのは間違いない
- ノートリフィルやインデックスを挟むように、最初と最後のページに1枚ずつ配置
付属品としてペラっとしたリフターが付いてくるシステム手帳もありますが、しっかりとしたつくりのものに変えたほうが、結局はストレス無く使えるようになるので、ここは専用品を使用しておいたほうがいいでしょう。
インデックス（縦型）
- 手帳内部をカテゴリー分けするのがインデックスリフィル
- タブが横方向に出ている「横型」と縦方向に出る「縦型」があるが、「縦型」を選択
- さらに、タブを手帳上部ではなく下部に出るように配置
横型の方が種類が多いのですが、位置によってはペン挿しに干渉したりページをめくる手に当たってしまうので、縦型のほうが煩わしさを感じることなく使えます。
さらに、タブを上部ではなく下部に出るようにすることで、常に手前に見える状態となるので、使い勝手がより向上します。
ノートリフィル
- 現時点では「ELENOA」に付属の横罫ノートリフィルを使用
- インデックスで「日」「週」「月」「年」に分けて、仕事に関するタスクや実績を記録
- 「日」は見開きで、その日の仕事をG−PDCA形式で記録
- 「週」は、毎週月曜日に行う週次レビューと週次デザインを記録
- 「月」は、所属部門の月次実績報告書と自分の仕事の行動実績表にパンチ穴を開けてファイリング
- 「年」は、年間個人目標シートと、上期・通期の人事評価をファイリング
付属のノートリフィルは、ヘッダー部分に曜日や天気のマークがあってデザイン的に気に入っているのですが、残念ながら国内で市販されていないそうなので、今ある分を使い切ったらおしまい。
そのあとは、市販のノートリフィルを使用することになり、横罫ではなく、図なども描きやすいドット方眼リフィルにする予定です。
日次でPDCAをまわす、シンプルで効果的なノート活用法［楽しむ仕事術］
リフィル型穴あけパンチ
- 最終ページのリフターの後ろに、これもひとつのリフィルとして綴じています
- 日々の仕事で作成した1枚ものの資料は、これで穴を開けてシステム手帳に綴じ込む
- 手帳と一緒に持ち運ぶことになるので、どこにいてもすぐに綴じれる
リフィル型ではない普通の穴あけパンチも机の引き出しに入っているのですが、自席を離れていても「その場で綴じる」ことができるのは想像以上にスッキリ感があります。
あると便利なリフィル（追加で欲しいもの）
まだ手元にはないのですが、もう少し機能を充実させたいと考えています。
現時点での追加候補は、以下の3つ。
カードポケット
使用頻度の高いカードは財布に入れておくものの、月に1〜2回しか使わないようなものは、システム手帳に入れておこうと考えています。
予備の名刺や付箋を入れておくにも便利です。
ただし、ほどほどにしないとシステム手帳内で無駄に容量を食ってしまうので、もう少し必要に迫られてからでもいいかなと考えています。
下敷き
A4資料を3つ折りにして綴じ込んでいるので、どうしてもでこぼこが出て書きづらくなります。
リフターでも下敷きがわりになると言えばなるのですが、リングを開閉しないと抜き差しができないので、今使うページにすぐに移動できないのが難点。
ただ、デザイン的にこれはと思う下敷きが無い（見つけられていない）ので、まだ購入にはいたっていません。
リフィルタイプのiPad miniケース
スケジュール管理はデジタルで管理しているので、iPad miniをシステム手帳に挟んで持ち歩いています。
iPad miniはサイズ的に、A5サイズのシステム手帳にぴったり。
ただし、挟んだだけだと当然滑り落ちてしまう恐れがあるので、リフィルのひとつとして、システム手帳に固定したいところ。
以前は、リフィルタイプのiPad miniケースが市販されていたのですが、現在は品切れ状態が続いています。
iPad Proが主流のいま、もう市販されないのかな〜。
まとめ
スケジュール用のリフィルも定番ですが、わたしは入れていません。
カレンダーにすべてのタスクを仮登録していることと、半年先までのスケジュールを細かく管理する必要があるため、ここだけはアナログ手帳ではなく、PCやiPad miniなどでデジタル管理しているからです。
タスクをリストではなく最初からカレンダーに埋め込んでいけば、スケジュールは破錠しない［楽しむ仕事術］
ただし、記録したり振り返って考える場としては、紙に手書きした方があらたな発想につながりやすいので、この構成でシステム手帳を使っています。
次回は、3ヶ月後くらいを目安に、手帳の中身（リフィル構成）を定点観測してみたいと思います。
▼3ヶ月後の定点観測記事はこちら（2018/05/03追記）