はたらく・暮らす・整える

手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

『コクヨのシンプル整理術』8選まとめ

「コクヨ」といえば「キャンパスノート」があまりにも有名な文房具メーカーですが、オフィスデザインやワークスタイルのコンサルティング事業でも評価の高い会社です。

つまり、仕事の整理術のプロ。

そのコクヨの社員はどんな整理術で、生産性向上を実現しているのか。

仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』には、社員が実践している整理術のポイントとそのメリットが100事例掲載されています。

そのなかから8つに絞ってご紹介してみたいと思います。

ファイルボックスは1個しか持たない

  • 進行中の案件の書類は、「ファイルボックス1個分だけ持つ」と決めて、それ以上増やさない
  • 1,2週間に一度のペースで見直し、不要な書類を処分する
  • メールで受け取る、共有書類は個人で持たないなど、そもそも紙の書類が増えないような工夫もしている

昨年末の大掃除で、机の引き出しとキャビネットに詰まっていた書類を一気に処分し、「ファイルボックス1個分だけ」を実践してみました。

最初は、あまりにも少なくなったことでやりすぎてしまったのではと不安になりましたが、そこから約2ヶ月が経過し、何ら困ることは起きていません。

PCやメール、ファイルサーバーでやり取り・共有することが大半を占める今、紙であることが必要な書類はほんのひと握りであることを実感しています。

手前によく使うものを置くと、奥に見直すものが集まる

というテクニックとセットで運用すると、たったひとつのファイルボックスであっても、システマチックに一定容量以内を維持できるようになります。

立たせて収納する

  • 収納ボックスとペン立てをひとつずつ置いて、それらにこまごまとしたものを立てて収納
  • スキャナーなどの電子機器も、立ててみれば、スッキリ収納できる
  • あちこちに散らばりやすいスマートフォンなどのケーブル類も、ペンケースにまとめて入れて、立てて収納

よく、書類は寝かせずに立たせることで死蔵しなくなると聞きますが、収納ボックスやペン立てを活用することで、紙以外の仕事道具も立てて収納することができます。

立てることで、デスク上や引き出しの中で占める底面積がぐっと小さくなり、作業スペースを広くとることができるようになります。

視覚的にも、立てるだけで「片付いてる感」が出てきます。

また、やってみると本当に実感するのですが、寝た状態のものをとるより立てた状態のものをとるほうがスムーズにいきます。

収納ボックスとペン立て、それにカバンの中身もバッグインバッグがあれば、ほとんどのものは立てて収納できるものになります。

薄さを優先する

  • 薄いものは本のように立てて収納できる
  • 見た目もスッキリするし、ホコリもかぶりにくくなって衛生的
  • 立てて収納すると、重なって下になることがないので、それぞれの収納物がよく見える

薄いと占めるスペースが減るだけではなく、収納の仕方の自由度が広がり、ノートPCなども書類のように立てて収納できます。

筆記具を入れるペンケースは、使う時は横置きしてトレー状に使えて、収納する時は立てておけるものが便利です。

背表紙を下にして引き出しに収納する

  • クリヤーブックを引き出しに収納する時は、タイトルとなる背ラベルが見えるように背表紙を上にして収納するのではなく、背表紙を下にしてバラバラしているほうが上になるように収納
  • その理由は、クリヤーブックの中身を確認しやすいから
  • クリヤーブックを半分くらい引き出しから持ち上げた程度で目的の情報が見られ、パッと手を離すだけで、ストンと元の場所に収められる

これは目からウロコでした。

早速やってみたら、取り出す→参照する→しまうがワンアクションで行えるようになりました。

問い合わせ対応などで頻繁に同じ書類を参照する機会が多い人ほど、この効果は絶大です。

引き出しをちょっとだけ開けっ放しにする

というテクニックと併用すると、相当な時短効果が見込めます。

フロー→ストックの流れで管理する

  • 直近のミーティング内容と、そこで出てきた重要事項は「フロー系書類」としてファイルに挟む
  • ある程度フロー系書類がたまってきたら、「ストック系書類」として綴じる
  • フローからストックへ移行する際に、いったん見直して整理し、必要のない書類を破棄してからファイリング

これはわたしも実践しているのですが、

  • 作成中や承認待ちの書類をフロー書類としてクリアファイルに挟む
  • 確定した書類で継続使用する書類は、ストックとしてフラットファイルに綴じる
  • プロジェクトごとにこのセットを用意して、クリアファイルをフラットファイルにくっつけておく

というやり方にしたら、

  • 抱えている仕事が溜まりすぎる
  • 賞味期限の切れた書類がいつまでも引き出しの中で眠っている

ということがなくなりました。

一日の終わりは何もない状態にする

  • 帰る時には、デスク上に何もない状態にする
  • 仕事のゴール=何もないデスク
  • 不要なものをため込まず、捨てる習慣が身につく

わたしの勤め先の会社では「クリーンデスク」というルールがあり、帰る際には机の上にはPCと電話以外何もない状態にすることが義務付けられています。

不便に思ったのは最初の数日だけで、

  • 帰る時には「完了した」という達成感で帰ることができる
  • 朝の出勤時はすっきりした気持ちで仕事を開始できる

というメリットがあります。

毎日のことなので、このメリットが生産性に与える影響が無視できないくらいになることは間違いありません。

朝に整理する

  • 整理や片づけと言った作業は、夜の疲れた頭では時間がかかり、効率が悪い
  • 出勤後、その日のToDoを整理するタイミングで、前日の仕事の整理も一緒に行う
  • 前日の整理とその日の準備を同時に行うことで、ToDoのヌケモレがなくなり、廃棄する資料の取捨選択も容易に

「どのようにやるか」が語られることの多い整理術ですが、「いつやるか」も重要な要素です。

片づけというと仕事が終わってから、あるいは月末・年末など無意識に「終わり」に行うものだと思いがちなところを、「朝に」「はじめに」行うという発想です。

整理はいるものと要らないものを選択する高度な判断を求められますから、ウィルパワーを消耗した「おわりに」ではなく「はじめに」行うのは実に理にかなっています。

引き出しがいっぱいになるまで詰め込む

  • 保管する場所が決まっていない書類は、デスクの市場鵺にある引き出しがいっぱいになるまで詰め続ける
  • いっぱいになったところで書類をチェックして、保管する必要のないものを捨てる
  • 早めの整理では迷いが出てしまい保管にまわしがちだが、1ヶ月くらいたつと、大部分の書類が不要なことが判明し、サクサクと捨てられる

これも逆転の発想ですね。

整理術ではためない仕組みが重要ですが、頻繁に行うと当然その分の手間がかかります。

おまけに、使ったばかりの書類だと処分するためらいが出やすいので、必要以上に要保管の判断を下しがち。

手間がかかった上に書類が減らないとなると、心理的に消耗してしまいます。

引き出しがいっぱいになるまでと、あえて時間の猶予を持たせることで、手間と整理のバランスがとれ、捨てる際の迷いを無くすことができます。

まとめ

仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』から8つに絞ってご紹介しましたが、「コンパクトに収める」「検索性にこだわる」「モチベーションを上げる」「仕事の自由度を上げる」という4つのテーマそれぞれの事例とポイントが、あわせて100のメソッドとして紹介されています。

自分の使い方と照らし合わせながら、相性が良さそうなものをまずはトライアル的に取り入れてみるといいでしょう。

わたしは、「コンパクトに収める」を昨年末に行ってスリム化したので、次は「モチベーションを上げる」と取り入れていきたいと思います。