「コクヨ」といえば日本人なら必ず使ったことがあると言っても過言ではない「キャンパスノート」があまりにも有名ですが、そのコクヨの社員はどんなノートの使い方をしているのか。
『たった1分ですっきりまとまる コクヨのシンプルノート術』には、社員が実際に使っているノートとともに、使い方のポイントとそのメリットが100事例掲載されています。
ノート好きとしてはパラパラとめくってみるだけでも楽しいのですが、そのなかから8つに絞ってご紹介してみたいと思います。
商談メモには優先順位のマークをつける
- ノートは「記録する」という意味合いも重要だが、「後から見返す」ことも意識して使う
- メモをそのまま「ToDo」リストにする
- その場でマーカーで色をつける、あるいは目印を記入する
わたしはメモしたことのうち、自分が行う、あるいは関係する記述の横に「□」を書いておきます。
ページをめくったときにレ点のついていない「□」があったら、その場で即行うか、あとで行うものはOutlookのカレンダーに仮登録しておきます。
「□」を書くだけで、タスクの実行率が高まるのは間違いありません。
自分のタスクは赤枠で囲う
たとえば、「○○さんに回答する」というような具体的なアクションではなく、「□□する方向である」といった漠然とした記述であっても、それが自分も関わっていかなくてはいけないことであれば、赤で囲んでタスク化します。
「□」でタスクの印をつけるほかに、見落としてはいけないタスク（タスクとなるであろうものも含む）は赤色インクで強調表示します。
事前にあたりをつけておくことで、重要なタスクが緊急になる前に対処することができるようになります。
A4ノートは図解中心の企画業務、A5ノートはテキストメモなど持ち歩き用に
- A4とA5サイズのノートを2つ使い、用途によって使い分ける
- サイズの大きなA4ノートは図解用に、持ち運びしやすいサイズのA5ノートは打合せのメモなどに
- 図解は文章よりもスピーディーに書けて、記憶にも残りやすい
Ａ５サイズのノートを使っているのは、持ち歩きやすく、かつ、そのまま見開きでコピーをすれば、すぐに会議の資料サイズ（Ａ４）になる から です。
というメリットもあります。
わたしはA5サイズのノートを仕事の実行記録用に使い、アイデアや理解したことを図解したい時はニーモシネのA4方眼ノートを使っています。
図解はコピーしてそのまま人に渡すこともあるので、ミシン目がついていて簡単にノートから切り離せるものが便利です。
基本は青色で書き、強調したいことは赤色の吹き出しで
- 青色はノートをカラーコピーしても方眼の線と混ざらず、見づらくならない
- 「青色のペンを使うと、集中力が持続する」らしい
- 「疑問に思ったこと」「思いついたこと」「重要なこと」「必ずやるべきこと」は赤色の吹き出し文字にしたり、文字に破線を引く
基本色と強調色を変えることはやっていましたが、吹き出し形式で記述すると読み返した時に楽しく見返せそうです。
ペンの色を交互に替える
色が替わるとメモの初めと終わりがひと目で認識でき、後から目的のメモを探しやすいからです。ただし、あまり色数は増やしたくないので、基本の色は黒と青のみ。ここぞというポイントで赤色のペンを使います。
わたしはその日のタスクを朝一で書き出す時はブルーブラックのインクで書き出し、隣のページに実績をメモする時は緑系のインクをつかっています。
やはり、ここぞと強調する箇所には赤系のインクを使います。
使用するペンは業務の性格によって使い分けています。打ち合わせメモは、スピード重視で、滑りがよくて書きやすいボールペン。思考の整理には、自分が一番好きな書き味と色の万年筆タイプのペン。パワーポイントの下書きは、構成・要素をざっくり考えることに集中できるように太めのレタリングペン。単純に使い勝手が良いというだけでなく、ペンを替えることで「考える仕事→事務的な仕事」という気持ちの切り替えができ、次の仕事に集中しやすくなります。
打ち合わせ時は聞くこと・意見を述べることに集中したいので、書くことが最小限で済むように、筆記スピード重視のボールペン（JetStream）を使います。
反対に、思考の整理には、ある程度ゆっくりと丁寧にペン先を動かすことが求められる万年筆が適しています。
さらに、同じ万年筆でも、最初に考えたことの整理はキャップレスで、読み返して追記する時はカクノでというように使い分けることで、 初回は主観的に書き2回目以降は客観的にチェックと、ペンを替えることで「モード」を切り替えられるようにしています。
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ジャンルを気にせず、とにかく書き留める
基本的には、気になったことは何でも書き留めますが、ジャンルは分類せずに時系列で書いていきます。というのも、後でパラパラと見返したときに、情報同士の「偶然の結びつき」があって楽しく、思わぬ収穫もあるからです。
アイデアというのは面白いもので、そのことを考えている時にはまったく浮かんでこず、全然別のことを考えいる時にひらめきが得られたりします。
あえてジャンルがバラバラに並んだノートを読み返すことは、この「偶然の発想」を意図的に生み出す仕組みと言えます。
インデックスで、「時系列」に記録されたノートが「仕事別」に整理される
- 書く時は時系列で書き、見返す時は仕事別で読みたい
- ページの端に仕事の種類ごとにインデックスをつけ、ページ番号を振る
- 時系列にページが並んでいても、インデックスとページ番号をたどることで、仕事別に見返したり整理したりすることができる
書きやすい順序は時系列に書くことですが、読み返して活用する場面では仕事の内容別で見たい。
そんな時は、記入時にインデックスマークをつけておくことで、手間を掛けなくても自然と仕事別で整理されるようになります。
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横罫を時間軸にしてスケジュール管理
スケジュール表を書くときに、横罫ノートをヨコ向きにして使うと、罫線が時間軸になります。時間の記述欄がたっぷりとれるので、時間を示す矢印だけでなく、注釈やコメントを書き込むスペースも十分にあります。
プロジェクトのマスタースケジュールを作成する際など、最終的にはExcelでまとめるのですが、ざっくりとスケジュール感とタスクの前後関係を整理するには、事前にノートに書き出すのが効果的です。
横罫を時間軸にすると、1行を1日とするのか1週間、1ヶ月とするのか単位を決めることで、フリーハンドでささっとスケジュール表を作成することができます。
まとめ
『たった1分ですっきりまとまる コクヨのシンプルノート術』から8つに絞ってご紹介しましたが、方眼／横罫／無地それぞれの事例とポイントがあわせて100のメソッドとして紹介されています。
自分の使い方と照らし合わせながら、相性が良さそうなものをまずはトライアル的に取り入れてみるといいでしょう。
わたしは、「囲む」「つなぐ」「矢印」のあたりを取り入れていきたいと思います。
ノートのタイプ、縦向き／横向き、使うペン、書き方などを組み合わせれば、100のメソッドからさらに発想が広がりそうです。
