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『A4マイ日報で「勝ちパターン」仕事術』~古くて新しい日報仕事術で、成長のPDCAが回り始める~[ブックレビュー]

小さなひらめきが成果に変わる A4マイ日報で「勝ちパターン」仕事術』を読了したのでご紹介。

著者の中司祉岐さんは、日報の添削を通じてクライアントの業績アップを支援する「日報コンサルタント」。

「日報」を頭に冠したコンサルタントは、この本で初めて知りました。

飲食店やアパレルチェーンでの営業・販売の実績を活かして事業立て直し支援事業等に従事したのち、零細企業専門コンサルタントとして独立、「マイ日報」により企業の業績拡大を支援する会社を設立されたのだそうです。

どんな本?

日報というと、多くの会社では上司に言われて仕方なく出すものであり、時間のかかる割に役に立たないものだととらえている人が大半でしょう。

しかし、著者は日報の持つ本来の価値にフォーカスを当てています。

人間の能力は自分自身で発見(discover:覆い隠しているものを打ち壊す)し、磨いていくもの。

そのためのツールこそ「マイ日報」であり、マイ日報を毎日書くことにより、自分自身の「良さ」や「隠された能力」をディスカバーすることができ、成果を上げていくことができる。

「マイ日報」は、自分のために、自発的に書くものです。仕事の進捗状況や現在の課題を明らかにし、自分の行動を振り返って気づきを得るため、行動量を増やしたり、改善してもっと成果を上げたりするために、いまよりもっとできる自分になるために、自分の意思で書く自分自身への報告書です。

本書ではスタンダードな「マイ日報」の使い方や効果の説明から、様々な弱点を克服しつつ強みを伸ばすための日報のカスタマイズ方法と実際の事例が紹介されています。

「マイ日報」の書き方と、従来の日報との違い

「マイ日報」でやることは、自分の行動予定を書き、実際の結果を書き、そこから得た気づきをブレイクダウンして、行動に反映させる、ただこれだけです。

日々の仕事を惰性的に行っていると、仕事がうまくいっても「良かった」で終わってしまいますし、失敗しても感情的な「反省」に終止してしまいます。

これだと日報を書いても、「良かった」「悪かった」という結果の断片しか書くことが出てきません。

マイ日報では、まずは、記録することで予定と結果のギャップを可視化します。

そして、書いたら1日を振り返って、ギャップの要因を考えます。

単純にいえば、うまくいったことは継続、拡大していき、うまくいかないことは減らす、やめる。

うまくいったことは「マイルール化」して、うまくいかなかったことは「改善策を仮決め」して翌日から具体的行動として実践する。

マイルールも改善策も小さなものでかまいません。ちょっとずつ良い点を増やし、悪い点を減らしていけば必ず変わっていく。

やりっぱなし・書きっぱなしで終わらせず、PDCAのサイクルに乗せるのが「マイ日報」なのです。

このサイクルを繰り返していきます。「ルール」と「改善策」、続けることとやめることによって、「うまくいく自分の型」、必勝パターンを増やしていくのです。

「マイルール」を整理・明文化して、「自分のための仕事術の教科書」をつくることがマイ日報を書く目的となります。

「マイ日報」の運用方法

本書では、マイ日報を「A4シート1枚」に記載する方法が紹介されています。

手帳と日誌と日記の内容、これらを一枚の紙に集約してぱっと見渡すことができたら、もっと自分の仕事のやり方のいいところ、よくないところが「発見」しやすくなるのではないでしょうか。そういう発想のもと、「予定」と「結果」と「気づき」、これをひとつにまとめようというのが「マイ日報」なのです。

マイ日報のフォーマットと、ダウンロードするリンク先が掲載されています。

マイ日報を使うタイミングとしては、「朝5分、昼はこまめに、夜7分」が基本。

特に「昼はこまめに」が大事で、仕事中はシートを常に目の前に広げておくと、より効果的です。

たとえば仕事中に「あっ、これはまずい」と感じることがあっても、「いいことを思いついた!」とひらめいても、それを書きとめておく習慣がないと、その気づきは流れて消えていってしまいます。

そうならないためには、紙のシートをマイ日報として手書きするのがおすすめです。

PCやスマホでは、立ち上げたりロックを解除している間に、せっかくのひらめきが消えていってしまいます。

また、ひらめきを残さず拾うためには、タスクやアポイントの合間に実績と気づきを書くことを習慣づけるのがおすすめです。

さらに、その日の振り返りだけではなく、何度も振り返ることが深い気づきを生みます。

1週間後、2週間後、1ヶ月後、3ヶ月後。時間をおくことで客観視できるようになり、その日は気づかなかったことを発見したりアイディアが出てくるようになります。

日報を書くことは、「どうしたらもっとうまくいくのか」を考え、自分でその答えを探していくことなのです。いい循環に入ると、こんどは何をやろうといろいろアイディアが湧いてきて、日々ワクワクして、仕事が面白くてたまらなくなっていきます。

自分の強み・弱みにあわせて、「マイ日報」はカスタマイズできる

前半はスタンダードなマイ日報をもとに説明されていますが、後半はケース別のパーツを組み合わせたカスタマイズ方法が紹介されています。

  • クセを直したい
  • 仕事の優先順位がうまくつけられない
  • 時間どおりに進められない
  • 圧倒的に時間が足りない
  • アイディアが出せない
  • いまの自分に自信が持てない
  • トークを上達させたい
  • 顧客ランクアップを図りたい
  • プロフェッショナルとして成長していきたい

もちろん、これらをベースとしつつも、自分オリジナルにさらなる改善を加えるのも自由です。

また、日報仕事術を成功に導く8つの秘策の解説もあります。

まとめ

「マイ日報」ですから、誰かに見られることを考えず、正直に書くことができます。

誰かに見せることが前提の日報ではよく見せようとする意識が働いてしまい、事実と異なる内容になるので肝心の気づきが得られません。

正直ベースで書くことで、日々の改善からあらたな目標が見つかるようにもなります。

マイルールと改善策でうまくいくことが増えてくると、目標もまた成長するでしょう。

そうすると、毎日の仕事が「答え合わせ」と「発見」の連続となり、面白いものに変わっていきます。

小さなひらめきが成果に変わる A4マイ日報で「勝ちパターン」仕事術』で、毎日「いまやるべきことは何か」と考え、「今日は日報に何をどう書こうか」ということを頭の片隅に置いて過ごし、成長のPDCAを回していきましょう!