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手帳に会議や打合せ予定を書く時は、「目的」と「ゴール」を記入する[楽しむ手帳術]

会議の弊害がよく言われます。

会議の数が多すぎる、何も決まらない、決まっても実行されない、ただの報告会で参加者ばかりが多い、などなど。

会議・打合せで時間ばかり浪費してしまうのは、多くの場合に集まること自体を目的としてしまい、参加するだけで満足してしまっているから。

手帳に会議や打合せ予定を書く時は、「目的」と「ゴール」を記入する

そうならないためには、あなたが主催者であれ参加者であれ、会議・打合せの目的と、ゴール(その場で出すべき結果)を明確にしましょう。

そして、手帳に予定として書き入れる際は、単に「定例会議」などと書くのではなく、「定例会議#3:◯◯方針決定」のように目的・ゴールとセットで書き込みましょう。

目的とゴールが明確であれば、事前の準備も変わります。

どのようなシナリオで現状からゴールまでたどり着くか、おおよその想定をすることもできます。

論点以外のことを延々とおしゃべりしてしまうことも防げるので、生産性が大きく上がります。

決定したことがその後実行に移されなかったということも、無くすことができます。

結果、会議・打合せをやることの満足度も上がり、次の回へときちんとつながります。

まとめ

たかが手帳の記入の仕方と思わないでください。

最初の行動が、その後のプロセスを決めるのです。

主体的に取り組み、常に生産性の高い人はそこからにして、既に違っています。