12月に入ると大掃除のことがそろそろ頭をよぎります。
家中のカーテンを洗いたいとか、換気扇をどのタイミングで洗おうかとか考えるのですが、その前に行っておきたいのがデジタル環境の整理。
なかでも、メールの受信トレイは空にしておきたいところ。
できるだけこまめに整理するようにしてはいるのですが、手つかずのメールがそろそろ溜まってきました。
受信トレイのメールはすべて「アーカイブ」か「ゴミ箱」へ移動
そのほとんどが、利用しているWebサービスからのDM。
そのままにしておいても直接の害はないのですが、情報ノイズになる。
情報ノイズは気づかないうちに思考の一部を占有してしまいます。
そこで全件削除することに。
ただし、ごく一部のメールはまた読み返したいメルマガや家族に頼まれた用事なども含んでいるので、
- 保存したいものは「アーカイブ」
- いらないメールはゴミ箱へ
これで、受信トレイはすっきり空っぽになりました。
ちょ～気持ちいい～～！！
不要なDMやメルマガは配信解除か、「ゴミ箱」へ自動振り分け
受信トレイが空っぽになったからと言って、安心してはいけません。
せっかく空っぽにしたのに、そのままではまた不要なDMなどがどんどん送られてきます。
なので、いらないメールの配信元サービスにアクセスし、配信解除を必ず行っておきましょう。
大抵の場合は、メールの末尾に配信解除のリンク先が貼られています。
それが見当たらなくて配信解除方法が不明、もしくは手間がかかるものはメールの自動振り分け機能で即「ゴミ箱」へ。
これで受信トレイに入ってくるメールの数自体が大きく減るので、削除する手間やいる・いらないの判断の負荷が大幅に軽減されます。
必要なメールからは「タスク」を抜き取っておく
仕事用のメールや家族の用事を含むメールであれば、メールをアーカイブする前に「タスク」を抜き取っておくことで対応漏れを防ぐ必要があります。
メールから抜き取ったタスクはメモしておくか、タスク管理ツールに登録しておきましょう。
私の場合は、タスク管理とスケジュール管理をあえて分けずにおき、スケジュール管理ツールに直接タスクを仮置きすることで、やり漏れや重複が発生しないよう事前調整しながら進めるようにしています。
タスクをリストではなく最初からカレンダーに埋め込んでいけば、スケジュールは破錠しない［楽しむ仕事術］
まとめ
まずは空にする。
そして、不要なメールが入ってこないようにするか読まなくてもいいように、メール機能で設定する。
そこまでやれば、メールボックスの大掃除は完了です。
12月中に受信トレイをすっきり空っぽにして、新たな気持ちで新年度をスタートさせましょう！