誰もがよく使うExcel。なのに、意外と知られていない便利な小技を連載で紹介。
知らなくてもExcelは使えますが、覚えて使えば効率性はぐーんと上がります。
今回は、Excelファイルを会議資料として印刷する際に、いつ時点の資料か分かるように「印刷日」を自動挿入する方法をご紹介します。
【Excel】ヘッダー右上に「印刷日」を自動挿入する
Excelでつくる資料、特に会議資料の場合は、初版から承認にいたるまで何度かの修正・更新を挟みますよね。
ファイルなら更新日が自動でつくので見分けがつきますが、紙資料になると日付がないといつのものか分からなくなってしまいます。
誤って古い資料を使ってしまうと、適切な意思決定が行えないことにも。
そうならないために表中に「更新日」を記載しますが、手動更新になるので、ついうっかりと更新忘れをしてしまうことも。
そこで、おすすめしたいのが、ヘッダー右上に「印刷日」を自動挿入する方法。
［Ctrl＋P］→［ページ設定］を開き、［ヘッダー／フッター］タブから［ヘッダーの編集］を選択。
右上の編集エリアで「印刷：」とテキスト記入して、その後ろにカーソルを置いて「日付の挿入」ボタンをクリックします。
「印刷：＆［日付］」となったら、あとはOKボタンをクリックするだけ。
これで、資料を印刷すれば、自動的に「今日」の日付が挿入されます。
表中の「更新日」を版を重ねるたびに忘れずに更新するのが一番ですが、「印刷日」の自動挿入も設定しておけば、「更新日」の更新をうっかり忘れたとしてもおおよそいつ頃更新した資料かあたりをつけることができます。
補足情報として印刷日を自動挿入することをおすすめします。
あとがき
数あるExcel本のなかから、やってみてこれは続けようと思ったものを厳選してお伝えしていきます。