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【Excel】ワンクリックでプレビューできるボタンを追加して、印刷前の表示チェックをスムーズに[楽しむ仕事術]

誰もがよく使うExcel。なのに、意外と知られていない便利な小技を連載で紹介。

知らなくてもExcelは使えますが、覚えて使えば効率性はぐーんと上がります。

今回は、設定をひとつ変えるだけでプレビュー画面をすぐに呼び出せる方法をご紹介します。

【Excel】ワンクリックでプレビューできるボタンを追加して、印刷前の表示チェックをスムーズに

作成した資料をプリンターから紙へ印刷する前に、「プレビュー画面」で体裁に問題ないか確認しますよね。

ですが、[ファイル]-[印刷]とたどらないとプレビュー画面が表示されません。

編集画面とプレビュー画面は資料作成の間に何度も行き来しますから、この2ステップが結構な手間の無駄になってしまいます。

そこで、おすすめしたいのが「クイックアクセスツールバー」の活用です。

クイックアクセスツールバーとは

クイックアクセスツールバーとは、エクセル画面の左上、「ファイル」や「ホーム」といったメニューの上部に表示されている、小さなボタンの集まりのことです。

ここにはあらかじめ、「上書き保存」や「元に戻す」などのボタンが用意されていますが、増やすこともできます。

クイックアクセスツールバーの、プレビューボタン追加手順

では、プレビューボタンの追加の仕方をご説明しましょう。

Excel画面左上の、小さなボタンが集まっている並びの右端にある下向きの▼ボタンをクリックします。

すると、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」が開きますので、ここから「印刷プレビューと印刷」にチェックをつけます。

これで、クイックアクセスツールバーに「印刷プレビューと印刷」ボタンが表示されます。

あとは普段使っている編集画面から、プレビューを見たい時にこれをクリックするだけです。

ほんのこれだけで、これまで2クリックだったものが1クリックに、しかも頻繁に使う機能ですから、積み上げると驚くほど多くの手間を軽減することができます。

ちなみに、同様の手順で、メニューの深いところにある「PDFファイル作成」もクイックアクセスツールバーから1クリックで処理を行えるようになります。

あとがき

数あるExcel本のなかから、やってみてこれは続けようと思ったものを厳選してお伝えしていきます。