はたらく・暮らす・整える

手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

確実な回答を求めるメール作成には時間をかける[習慣化レビュー 2017/10/27]

習慣化レビュー120日目。

習慣化レビューの背景と目的

仕事も生活も、知識や能力以上に毎日の「コンディションづくり」がものを言います。

(知識+経験)×コンディションの図式が成り立つからです。

そこで、睡眠・食事・運動など、日々の習慣化項目を日次でレビュー。

生活サイクルをPDCAで回していきます。

振り返ることが、明日の自分をデザインします。

▼習慣化レビュー開始のきっかけはこちら

確実な回答を求めるメール作成には時間をかける[習慣化レビュー 2017/10/27]

月末が近くなると、定型業務として、各部門の管理職に部門目標達成状況の報告を求めるメールを出します。

あらかじめ会議日とその手前の報告〆日は決まっているのですが、中にはやはりルーズな人がおり、毎月の通知が欠かせません。

報告書も、フォーマットと記載ルールが決まっているのですが、これもやはり中にはズレた書き方をしてくる人がいます。

ズレた書き方をしてくるときは単純な間違いもありますが、目標達成に届かないことをうまいことぼやかそうとしていることがあるので、事前の注意事項伝達が欠かせません。

通常のメールは効率性重視で手間と時間をかけないようにしていても、この毎月の大事なメールだけは別。

9割くらいはテンプレート化しておいたものをそのまま使いますが、残り1割に頭と神経を集中させます。

この1割を外してしまうと、提出が期限を過ぎる人が出てきたり、締め切り時間ギリギリに出されたものが内容に不備のあるものだったりしてしまうからです。

ただ、そういう人が誰かはだいたい決まっているので、メールの他に嫌味にならない程度に声掛けなど直接的なフォローも行います。

その人達にたまに別件で電話をしたり声をかけると「え、また何か提出物忘れてた?」と聞かれるので、わたしは借金取りのような存在に思われているのかもしれません。

それでも、厳しくすべきところは緩めませんけどね。

睡眠

就寝22時40分、起床4時18分、睡眠時間約5時間半。起床時心拍数:66

睡眠負債のリカバリーとまではいかなかったが、よく眠れた実感はある。

あと30分の就寝時間前倒しを図っていこう。

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食事(昼のお弁当づくり)

  • りんご(シナノスイート)
  • 梨(新高梨)
  • プルーン(ドライフルーツ)
  • 煮卵
  • チェダーチーズ

5営業日中5回のお弁当づくり達成。

1日延長したので、5回ともフルーツ食となった。

体重も少しずつ減ってるし体調も良いので、休日の普通食を挟んで、来週もフルーツ食を基本とする予定。

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サイクリング

往路

復路

今週は、5営業日中4日の自転車通勤となった。

これで、今月の目標出走回数である15日まで、あと1日に。

来週月曜日は雨の予報なので、火曜日にぎりぎり達成となる見込み。

  • 今日の走行距離/28km
  • 今週の走行距離/84km
  • 今週の出走日数/4日
  • 今月の走行距離/280km
  • 今月の出走日数/14日
  • 今年の走行距離/1,588km
  • 今年の出走日数/71日

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筋トレ

うっかり忘れていたので、明日からの再開ということで。

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体重・体脂肪率

体重変わらず・体脂肪率微減。

最低体重記録をキープ。

明日からの休日は一旦普通食に戻すが、リバウンドしないように気をつけよう。

  • 10月の目標体重:68kg台前半に到達する(達成済み!)
  • 2017年4月計測スタート時:71.4kg、24.5%
  • 2017年最低体重:67.6kg(10月)
  • 2017年最低体脂肪率:19.8%(9月)
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読書

今週のテーマ本は、「高密度仕事術」。

単なる時短による余暇創出ではなく、密度を高める=成果を上げつつ効率が高い状態を目指す。

学んだこと

  • 目的やニーズにフォーカスしてゴールイメージを決め、投入できる時間を算出の上、最低限必要な情報を定義して構成を考える
  • 「どういう状態になれば会議は成功なのか?」という明確なゴールイメージを参加者と共有する
  • 複雑な問題を複数回の会議で解決する場合は、今回の会議では問題解決のどのフェーズをゴールとするかを決める
  • 資料を作成する際、情報量が増えてしまうと説明時間が長引き、読む方にも負担を強いることになる
  • 手書きで資料の全体構成をつくってから、PCで詳細の作成を始める
  • 仕事の優先順位では、何を優先しないかを決める(任せること、やめること、減らすこと、後回しにすること)
  • 今日やるべき仕事だけを視界に入れて、1つずつ集中して仕事に取り組む
  • 一度注意がそれると、集中力を取り戻すには23分かかる
  • マルチタスクで仕事をすると、最大40%程度、作業効率が落ちてしまう
  • タスクを15分刻みにして、「短時間・高集中のリズム
  • 場所を変えることで、集中力をコントロールする(会議室、朝のオフィス、移動中の電車、外出先のカフェ)

次に読む予定の本をチェック。

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習慣化項目

習慣化項目には入れてないが、筋トレをやれなかった。

朝やらないと忘れるから、面倒でも朝に行うことにしよう。

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開発元:Good To Hear
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明日への申し送り

  • 早起き→ランニング→6分間ワークアウト→ブログ下書き→朝の家事を、一連の流れで行う
  • ランニング前にBCAAを摂取する
  • ウェイトダウン用のプロテインは朝晩2回
  • 腸内環境改善用の新ビオフィルミンS錠を忘れずに飲む
  • 日中は意識的に、こまめに水分を摂る
  • 靴磨き、アイロンがけを丁寧に行う
  • 寝る前のスマホ時間を10分以内にして、紙の本を読む

▼習慣化には良い習慣を「続ける」メソッドと、悪い習慣を「やめる」メソッドがあります