はたらく・暮らす・整える

手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

「すぐやる」と「明日やる」は矛盾しない

仕事時間を定時内に収めつつ、成果を上げる。

そのために必要なことは色々とありますが、2つだけ挙げるとしたら、「すぐやる」と「明日やる」の2つを選びます。

どうせやらなければならないなら、すぐにやればいい

仕事術の本ではよく、緊急度と重要度で優先順位をつけるようにと書かれています。

重要な判断を求められる立場の人ならそうかもしれないけど、実務を担当する一般社員であれば、「やる」か「やらない」しかなくて、やらなくていいケースはそんなにありません。

どうせやらなくてはいけないなら、とにかくすぐに手をつけた方がいい。

15分程度で済む仕事だったらそのまま終わるまで続ければいいし、それ以上かかることがわかったら、その時にタスクを分割してスケジューリングをする。

そうすれば、未着手の仕事が積み上がることなく、実行済みもしくは着手済みのほうが多くなります。

未着手の仕事がたまると精神的に追い立てられますが、「すぐやる」で少なくとも着手済みの仕事が多くなれば気持ちもずいぶん楽になり、その分集中して取り組めるので、結果的にトータルの仕事時間を圧縮することができます。

「明日やる」を念頭において仕事の意味をとらえると、中心を外さないし無駄もない

その日に行うタスクを、毎朝ノートに書き出してから仕事を開始しています。

もちろん、そこにないことを上司や他部門、お客様から飛び込みで仕事を依頼されることがあります。

その場合は、朝書き出したタスク一覧の一番下にラインを引いて、その下に書き加えます。

同時に、依頼者に締め切りを確認します。

依頼者は「なるべく早く」という表現をしたとしても、よく確認すると、当日中が締め切りということはそんなにありません。

本当の締め切りが確認できれば、カレンダーの適切な位置に仕事を配置することができます。

その日がきたら、淡々と実行すればいい。

また、「明日やる」で一呼吸おくと、客観的にその仕事の目的や目標、成果物イメージなどを捉えることができます。

ゴールが明確になると、そこに至るプロセスも明確になります。

そうなれば、成果を上げつつ、一番効率的なやり方で仕事を進めることができるようになります。

まとめ

「すぐやる」で少しだけ手をつけて、時間をかけずに行えるようであればそのまま処理して、仕事をためない。

時間がかかるようであれば、「明日やる」で仕事をタスクブレイクして適切なタイミングに配置する。

同時に、目的や目標、アウトプットを依頼者に確認してゴールを明確にする。

「すぐやる」と「明日やる」は正反対のものではなく、その2つでセットなのです。

成果を上げつつ効率を高める基本的な考え方ですので、ぜひ取り入れてみてくださいね。