はたらく・暮らす・整える

手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

1日1分で100%の活用率!ノートの「小口」を四角く塗りつぶすだけで、仕事内容による検索・集計を素早く行う方法[楽しむ仕事術」

数多くのノート術を解説した本や雑誌がありますが、他では見かけないもののやってみたら想像以上に効果のあった方法をご紹介。

1日1分で100%の活用率!ノートの「小口」を四角く塗りつぶすだけで、仕事内容による検索・集計を素早く行う方法

手順

仕事ノートの最初のページもしくは最終ページに、自分が担当する仕事の分類を「インデックス」として一覧形式で記載します。

例えば、「◯◯会議事務局」「月次業績分析」「問い合わせ対応」など。

日々行うこととしては、1日分の仕事の記録を原則として見開き1ページとして、左ページの左端に今日行った仕事の分類に相当するインデックスの高さに合わせた■をペンで塗りつぶします。

同じ高さをたどれば同じ仕事の履歴をたどれる

そうすると、飛び飛びのページでも同じ分類の仕事をした日のページに、同じ高さでノートの小口が塗りつぶされた状態になります。

塗りつぶされた小口の■マークをたどることで、同じ分類の仕事の経過を瞬時にめくることができます。

これによりノートの見返しが容易になるので、「前回どこまでやったかな」「どんな話をしたんだっけ」ということが無くなります。

塗りつぶしの集まり具合で仕事量の集計・分析を直感的に行える

また、塗りつぶした■がたまっていくと、小口を少し折り曲げてやった時に■が連続して塗りつぶされている濃い部分と、塗られていない部分がバーコードのように表示されます。

仕事ノートは時系列で書かれているので、■が連続している部分はその分類の仕事が集中して発生したことになります。

逆に、白い部分はその仕事に手がかかっていないことになります。

ノートを少し折り曲げてやるだけで、わざわざ作業時間の集計などを行わなくても、直感的に仕事分類による繁忙期を瞬時に把握することができます。

例えば営業員であれば、インデックスを顧客名にすることにより、塗りつぶしが多ければ売上実績に対して手間がかかりすぎているとか、逆に塗りつぶしがなければそろそろ訪問しておこうというアクションに繋げることもできます。

まとめ

素早い検索と、直感的な集計を同時に可能とする。

この方法は、下記の本で紹介されている方法のひとつなのですが、取り入れるようになってからノートの活用率がアップし、仕事の効率が上がっていることを実感しています。

使用するのは普段使っているごく普通のノートとペンだけ。

増える手間は、小口を塗りつぶす1日1分の時間だけ。

それだけでノート活用率が上がり、仕事をぐいぐい進められるようになりますので、ぜひお試しあれ。