デジタル化が進んでも、なかなか無くならないのが紙の書類。
うっかりすると、引き出しからあふれるくらい増えてしまいます。
そこで行っているのが、書類を「フロー」と「ストック」、そして「廃棄」に分けることで流れをつくり、書類が引き出しやロッカーで死蔵しないようにする方法です。
手の込んだ方法も多くの道具も必要とせず、誰でも手間なく簡単に行えます。
早速ご紹介しましょう。
［書類整理術］フラットファイル1冊にクリアファイルを貼り付け、フローとストックで管理する
用意するのは、どこの会社でも用意されている「紙製のフラットファイル」1冊と「クリアファイル」1枚、それにホチキスの3つだけです。
フラットファイルを開き、留め具の付いていない方に、クリアファイルをホチキスで留めます。
下2箇所と上2箇所をホチキスで留めます。
この時、上側はクリアファイルを開閉できるように裏側だけを綴じるのがポイントです。
準備はこれだけで完了。
あとは、
- 作成中もしくは未承認の資料を「フロー」資料として「クリアファイル」に入れる
- 確定したもので読み返すものは「ストック」資料として「フラットファイル」の留め具に綴じる
- 読み返す必要がなくなった資料、もしくはフラットファイルに綴じきれなくなったら古い資料を「廃棄」する
この3つの視点で書類を仕分けするだけで、いらなくなった書類で溢れかえったり、使用中の資料が見つからなくなったりすることはなくなります。
自然と整理されつつ、必要な書類は必ずこのセットのなかにあることになります。
例えば、毎月定例会のある会議であれば、配布資料と議事録は「ストック」としてフラットファイルに綴じます。
次回定例会に向けて作成中の資料は、まだ追加・修正する可能性があるので「フロー」としてフラットファイルに綴じたクリアファイルに入れます。
作成中の資料を修正した場合は、新しいほうを同様にクリアファイルに入れて、古いほうは廃棄します。
「ストック」とした配布資料と議事録も、半年以上、長くても1年経つと見返すことはなくなるので廃棄します。
まとめ
フラットファイルとクリアファイルのセットは、関わっているプロジェクトの数だけ用意しています。
どのプロジェクトにも該当しないタスクの書類が仕事をしていると発生しますが、これは別に用意したクリアファイルひとつにまとめて入れて、それ以上は増やしません。
新しいプロジェクトになった場合はフラットファイル＋クリアファイルのセットを追加してそちらに移し、一過性のタスクであった場合は1ヶ月程度保管ののちに廃棄します。
廃棄するのが不安な場合はスキャンしておきますが、ほとんどは元のデータファイルがあるので、実際に紙からスキャンしなければならない資料はほんの一握りです。
この方式で書類を管理するようになってから、引き出しの中が紙資料で満杯になることは無くなりました。
また、上司に確認を求められた時などに、さっと取り出して目的の情報をすぐに確認できるようにもなり、仕事の効率がアップしました。
シンプルな方法ですが効果は高いので、ぜひ試してみてくださいね。
