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同じメールを2回以上読まない、ラリーをしない[楽しむ仕事術]

メールは「読む本数を減らし」、返すメールの「処理時間を速く」する』の続きです。

何度も読み直す手間をかけないように、一度で返事をする

一般的に、仕事は「重要度」と「緊急度」で優先順位を決めて取り掛かるといい、とされています。

ですが、CCでもらうメール以外は原則としていずれは返事を出すもの。

重要度や緊急度に関係なくどうせ返事をしなければいけないなら、受け取ったら即返したほうが手間は少なくなります。

ただし、時間に関係なくそれを行っていると気がついたらメールだけで1日が終わっていたなんてことになってしまいます。

朝一30分、午後30分、あとはすきま時間でできるだけのように「かける時間と時間帯」を決めて行ったほうがいいでしょう。

また、どうしても1回読んだだけで返事を返せないもの、書くのに時間がかかるものがあった場合は印刷して手元におき、メール自体は既読にします。

こうすれば、未読を減らしつつも返事を返すことを忘れません。

一度で返事を出すことを習慣化すれば、結果的に返事を待たせないことになるので、相手側の仕事を停滞させないことにもなります。

選択肢を提示することで、すり合わせのやり取りを何度も発生させない

スケジュール調整でメールのやり取りをすることが多いと思いますが、「いつがいいですか?」で始めてしまうとお互いの空いている日時を探して候補をピックアップし、決定するまでに何往復もすることになってしまいます。

自分都合でかまわないので候補を2、3ピックアップしてこれを示し、相手の都合と照らし合わせてもらえば大概は1往復だけで済みます。

その方が、相手も無用なメールの通数を減らせるので喜んでもらえます。

もし、2往復より多い回数でやり取りが続きそうな場合は、メールではなく直接話したほうが確実に早いのでコミュニケーション手段を変更しましょう。

そして、合意したらその内容を「確認メール」として1回だけ送っておけば、あとで「言った言わない」になることはありません。

原則として当日中、遅くとも翌日までには箇条書きにした要約を送っておきましょう。

まとめ

メールが来たら1回だけ読んでその場で返事をする。

オープンクエスチョンではなくクローズドクエスチョンを効果的に使うことで、同じ話題のやり取りを何度も行わない。

これだけでもメールにかかる時間を大きく短縮でき、自分と相手双方の仕事の停滞を避けることができます。

基本的なことではありますが、メール処理に多くの時間を割かれている人に限って守れてなかったりします。

いま一度、自己点検をしてみましょう。

▼良いメールは、自分の時間も相手の時間も損なわない