タスクリストには「オープンリスト」と「クローズリスト」があり、目的やシーンで使い分けることがポイントです。
「オープンリスト」は追加・編集しやすいデジタル管理で仮の期限を設定する
仕事の「オープンリスト」はデジタルで管理する。追加・変更を自由に行えることが前提なので、編集しやすいツールを使う。
— のぶろぐ (@nob_oba0125) 2017年9月15日
リストと言いながらも、OutlookやGoogleカレンダーなどの「予定表」を使うと、〆切効果によりリストアップしたもののいつまでも手付かずということが無くなる。
他者からの指示や依頼によるタスクであれ、自分で設定したタスクであれ、仕事のタスクというものはやる側から増えていくので、それをいくつでも受け止める受け皿が必要になります。
明日やるものもあれば来月のもの、1年以上先のもの、期限未定のものなど実に様々。
これを手書きで書いていたら、きりがありません。
できるだけ手間をかけずに柔軟に記録できるよう、デジタルツールを使うのがおすすめ。
なかでも、OutlookやGoogleカレンダーなどの「予定表」がおすすめです。
期限未定のタスクでも予定表を使うことで、先に埋まっている予定表を見ながら隙間に入れたり、順番を並べ替えていると「行うのに適した時期」が自然と定まってきます。
タスクリストを使っているけど緊急のものばかり手をつけてしまい、緊急ではないけど重要なものがいつまでも先送りされるのは、仮であっても日時を設定しないから。
日付や時間というラベルをつけてやることで、重要度と緊急度のバランスのとれたオープンタスクができあがります。
「クローズリスト」は物理的なスペースで区切って、今・ここに集中する
一方で、「クローズリスト」はノート等アナログなツールで管理する。
— のぶろぐ (@nob_oba0125) 2017年9月15日
ページ1枚を1日分とするなど物理的なスペースで区切ることで、飛び込みの仕事を「今日やること」に不用意に追加してしまうことを防げる。
「今日はこれだけやればいい」と安心感を持って目の前の仕事に集中できる効果は絶大。
無限のスペースを必要とするオープンリストと違い、「今日やること」を記したクローズリストは物理的な区切りのあるスペースに囲ってやる必要があります。
そのためには、ノートや手帳などの手書きで行うツールを使います。
朝一で予定表に入ったオープンリストの中から、今日やるものだけを転記。
タスクを実行するごとにどんどんペンで消しこんでいけば達成感が実感しやすくなるので、次のタスクに着手するハードルを低くすることができます。
ここに書かれたタスクがすべて完了すれば、今日やることはおしまいです。
逆に言うと、ここに書かれていないタスクはその日の飛び込みのものも含めて今日やる必要はありません。
飛び込みで今日のリストに追加しなければいけないものは、ほんのひと握りだけ。
まずは、オープンリストである予定表で一旦受け止めます。
今日のゴールが見えている状態で作業に取り込むと、驚くほど集中できることに気がつくでしょう。
まとめ
追加・変更が前提のオープンリストは、容量無制限なデジタルの「予定表」で管理。
その中から「今日やるもの」だけをアナログなクローズリストに転記。
そして、クローズリストをもとに仕事を進めて、完了したものはどんどん消し込む。
その日追加されたタスクは、再びオープンリストである予定表に仮登録。
これを回していけば、膨大なタスクに気を取られて消耗することもなく、一方で取りこぼしすることもありません。
オープンリスト＝デジタル管理、クローズリスト＝アナログ管理をぜひお試しください。
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