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メールは「読む本数を減らし」、返すメールの「処理時間を速く」する[楽しむ仕事術]

まずは読む本数を減らす

毎日多くのメールを受信していると仕事をした気分になりますが、メールの本数は仕事量や生産性とは関係ありません。

読む必要のないメールを開いたり削除したりするのは、1本あたりの時間はわずかでも毎日積み上げると相当な時間になります。

不要なメールは「そもそも受信しない」のが一番です。

また、読まないメールも受け取るだけで無意識に思考のノイズを生みます。

メール本数を大幅に減らしていくと、脳の負担が軽くなるのを実感できるでしょう。

受け取ったメールは読まなきゃいけない、でも全部読む時間がとれない、そして未読が溜まっていくというループに陥っている。

読まなくてもいいメールがあることに、目を向けましょう。

読まずに既読にしてもいいメールは、意外なほどたくさんあります。

バッサバッサと処理をして、本来読むべきメールに集中できるようになります。

毎日、未読メール無しで定時に帰れるようになります。

返すメールの効率化を図る

確認結果を返す、スケジュール調整する、依頼する、提案する、などメールをする目的はいくつかのパターンに当てはまります。

パターンに分けられるなら、使用するテンプレートに適したものがあるはずです。

受け取ったメールで「いいな」と思うものがあれば、テンプレートとして下書きに保存しておきましょう。

あとは、言い回しのストックを持っておけば、効率化を図りつつも、機械的なメールにならずに済みます。

まとめ

メールにかかる時間を減らす方法は他にもありますが、まずは「読む本数を減らし」、返すメールの「処理時間を効率化して速くする」ことをやってみてください。

毎日受信トレイが空になって、一方で仕事がサクサクと進むようになると、メンタルヘルスケアの面でも大きな効果があります。

▼効率的・効果的なメールには、5つのポイントがある