広汎性発達障害の女が毒を吐くブログ

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PDCAのDは「記録」すること。記録するからこそ、「再現性」のある改善点が見えてくる[楽しむ仕事術]

PDCAサイクルは、マネジメントの手法として多くの人に知られています。

  1. P:計画
  2. D:実行
  3. C:評価
  4. A:改善

この4つの段階を繰り返すことで、業務を継続的に改善していくことを目指します。

しかし、D(Do)を「計画を実行すること」だけと捉えているとPDCAサイクルはうまく回りません。

その理由と対策を説明します。

マネジメントには「結果」と「行動」の2つの視点がある

例えば、営業職であれば毎月の売上目標が設定されているでしょう。

製造担当であれば、不良品の上限数が決められているかもしれません。

目標ですから達成することが前提になりますが、目標値に対する結果だけ見ていてはマネジメントすることはできません。

達成したとしても目標に届かなかったとしても、結果だけを見ていてはそれが偶然なのか必然なのか判断がつかないからです。

PDCAの目的は継続的な改善ですから、そこには「再現性」が求められます。

営業職であれば「何をした・しないから売上目標が達成できたのか」、製造担当であれば「何をした・しないから不良品の発生を上限内に収められたのか」がポイントになります。

この「何をした・しない」、つまり「行動」こそがマネジメントすべき対象となります。

営業職なら1日あたりの訪問件数かもしれません。

製造担当ならば、工程プロセスチェックの回数かもしれません。

成果につながる(であろう)行動に着目して「見える化」し、具体的な行動についてマネジメントすることが、PDCAサイクルになるのです。

成果につながる「行動」を「記録」することでPDCAは回り出す

行動に着目してマネジメントすることによって、成果につなげることがPDCAであることはわかりました。

しかし、行動を感覚だけで把握していると効果はでません。

先の営業職の例であれば訪問という行動に着目しますが、この時「たくさん訪問している」「頑張っている姿が見られる」では意味がありません。

何件訪問することで何件商談が発生しているのかを、正確に把握する必要があります。

計画と実績にどのようなギャップが生じているのかを、見えるようにする必要があります。

見える化して正確に把握するためには「記録」がかかせません。

さらに記録する中で、訪問件数だけではなく、どういう立場の人と話ができたのかその内訳が重要なことに気づくかもしれません。

すると、次に記録するべきはキーマンとなる立場の人何人にアプローチできたかとなります。

逆に言うと、売上目標達成に必要な商談数は何件であり、商談化するためにアプローチする人数は何人、さらにその人数にアプローチするために必要な訪問件数が何件なのかを割り出します。

そのうえで、月・週・日の訪問件数がどれくらい必要で実際に何件行ったのか・何人にアプローチできたのかその行動を記録して、記録にもとづくマネジメントを行うのです。

「やってます」だけに終わらずに気づきを得るためにも、記録を前提としたDoが必要なのです。

記録は具体的であればあるほど、それ以降の工程であるCheckとActionが具体的で精度の高いものとなります。

まとめ

最終的にはもちろん「結果としての成果」が必要なのですが、行動マネジメントにより再現性を持たせないと継続的な改善にはつながりません。

そして、再現性をもたせるには「データ=記録」にもとづく評価や気づきが必要です。

また、PDCAは大きなプロジェクトだけではなく、日常の個人の仕事でも活きてきます。

むしろ、日常の一つひとつの仕事に活かすべきでしょう。

忙しく仕事に追われながら毎日を過ごしている人にこそ、PDCAサイクル、特に「記録」が重要な意味を持ってきます。

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