広汎性発達障害の女が毒を吐くブログ

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ルーチンワークは「正確性」「効率性」そして「結果の活用」をセットにする[楽しむ仕事術]

わたしの場合、毎月月初は、全部門から提出されてくる部門実績報告の取りまとめからスタートします。

部門長から受け取る報告書はテンプレートも記載のルールも決められているのですが、実際の報告がその通りになっているかどうかはまた別の話。

チェックして、必要に応じて再提出を求めることもあります。

「結果の活用」を前提とした「正確性」「効率性」の追求

報告書が出揃ったらそれらを集計するのですが、毎月のことなのでうっかり間違いを防ぎつつ手間をかけないよう、Excelのマクロなどを使ってシステマチックに行えるようにしています。

ルーチンワークは定形の作業をいかに「正確性」を担保しつつ「効率性」を高めるかがポイントです。

ルーチンワークを正確に・短時間で行えるようになれば、その分、クリエイティブな業務に割り当てられる時間が増えます。

そしてその作業の結果をどのような判断に結びつけるかといった「結果の活用」が最終的な目的であるので、ルーチンワークといえどもその目的のためには絶えず仕組みを構築し直す必要があります。

そう言う意味では、ルーチンワークはクリエイティブな側面も常に持っているのかもしれませんね。

「こなす」のではなく、「意味」や「背景」を汲み取って能動的に取り組む

毎月の報告書は、多少は書き方がルール通りになっていなくてもかまわないのですが、目的にそぐわなければ例え立場が上の人であっても訂正を求めることも必要です。

正直言いづらい相手というのはいますけれど、程度の差こそあれさすがに部門長に選ばれているだけあって、理由をしっかりと説明できればちゃんと訂正を受け入れてくれます。

ただし、誤った方法で報告する人やケースが重なる場合はこちらから提供している「仕組み」の方に問題があるとみなして、見直しをかける必要があります。

まとめ

ルーチンワークをただの定型業務と見なさず、楽しく・真剣に・創意工夫を持って行っていきましょう!

▼やる気や努力に頼らず「仕組み化」で仕事を進めたい人が読む本

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