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手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

目的に応じて手帳とノート、デジタルとアナログを使い分ける方法(2017年4月編)[楽しむ手帳術]

先日、週間レフト式の手帳としてNOLTYライツ3を加えたことで、手帳は「ほぼ日手帳カズン」「システム手帳」「NOLTYライツ3」の3冊編成となりました。

これによって、目的に応じた手帳の使い分け、手帳とノートの使い分け、デジタルとアナログの使い分けがより明確に。

定点観測も兼ねて、その使い分け方をご紹介します。

中長期的なスケジュールとタスクの管理/OutlookとPC、iPad mini

仕事のタスクとスケジュールは、すべてデジタル管理しています。

短くても3ヶ月先まで、長いものでは6ヶ月先の分まで管理しています。

一部の長期プロジェクトはExcelのマスタースケジュールで管理していますが、ほとんどのタスクとスケジュールは30分単位からなるタスクを、最長で半年先までOutlookに登録。

Outlookにはカレンダー機能とは別にタスク管理(ToDo)機能もありますが、わたしの場合は、タスク管理機能は使わずにあえてカレンダーに入れています。

仮でもいいのでタスクに日時を指定してやることで、アポイントとタスクが重なってしまったり、部分的に過密になりすぎてしまったり、やり忘れてしまうことを防ぎ、実効性を高めています。

時間軸が長い分変更も生じやすいので、ここは手軽に更新できるデジタル管理が適しています。

また、OutlookをPCで使うだけではなく会社貸与のiPad miniと同期をとることで、出張時などの出先でも先の予定を素早く確実に確認できるようにしています。

週のアポイントと目標の管理、週次レビュー/NOLTYライツ3

週を見渡すものとしては、週間レフト式の手帳「NOLTYライツ3」を使います。

週間レフト式の手帳で行いたいことは、主に2つ。

「他者からの信頼」につながるアポイント管理

ひとつは、日付と時間軸の入った左のスケジュールページに「アポイント」を記載すること。

会議や出張、あるいは家庭の用事など、他者との約束を入れます。

シンプルに、時間と場所、相手あるいは会議名などを書き入れます。

「自分への自信」につながる目標管理

もうひとつは、レイアウトフリーの右のメモページに、「その週の成果目標」を記載すること。

仕事の目標はもちろんですが、家庭や趣味の目標も書きます。

タスク(行うこと)に対する上位目標を書いて常に手元でチェックできるようにすることで、週次レビューと翌週のデザインをスムーズに、かつ効果的に行えるようにしています。

左ページは「他者からの信頼」に、右ページは「自分への自信」につながります。

これは習慣的に何度も見返すことではじめて達成につながるので、仕事の日はスーツの上着の内ポケットに入れ、オフの日はジーンズの尻ポケットに常に携帯しています。

1日のタスクリストと日次レビュー/KOKUYOキャンパスノート

毎日の仕事で主に使うのは、ごく普通のコクヨのキャンパスノート。

G-PDCA方式で仕事をしながら、ノートのページを埋めていきます。

1日の仕事を始める前に、ノートの左ページにはG(ゴール)とP(タスク)を書き出します。

タスクは実行した都度、赤ペンでチェックをして消し込んでいき、ノートの右ページを使って、D(実行記録)を随時メモしていきます。

また、Dと並行して、C(気づき)を作業の合間に書いていきます。

なぜ、事前の想定と異なったのか、手順を変更したのかなど、理由や仮説を気づきとしてメモしておきます。

そして、Doの結果として、Goalを達成できたのか確認します。

到達できなかった場合もあれば、途中で目標を変更した場合もあるでしょうから、翌日に向けてA(改善策)を書き出します。

改善策は翌日への申し送りとなるので、翌日にGとPを書き出す際の材料とします。

この流れで書いていくと1日の終わりに自然と日次レビューを行ったことになり、翌日のデザインにもつながっていきます。

学びや気づき、アイデアのデータベース/システム手帳(ダヴィンチ・スリムジャストリフィルサイズ)

システム手帳には、学んだことや気づいたこと、頭に浮かんだアイデアなどを書いています。

綴じ手帳やノートは時系列であることが必要な事柄に適していますが、思考は時系列とは関係なかったりするので、リフィルを並べ替えできるシステム手帳が適しています。

書いた時点では時間順なのですが、定期的に見直してテーマ別などで並べ替えすることで、思考をより深めることに役立っています。

月に一度は記入済みのリフィルを整理することで、分厚くなりがちなシステム手帳の肥大化を防ぎ、同時に思考の整理をしています。

毎日のライフログと日記、中長期的な夢や目標/ほぼ日手帳カズン

毎日の記録は、ほぼ日手帳カズンを使用しています。

生活リズムを整えるライフログ

睡眠・食事・運動・支出・仕事時間と内容など記録する項目を決めてテンプレート化し、記号を交えながら1日1ページで記録しています。

毎日の生活に大きな変化はないので毎日同じようなことを書くこともありますが、記録することで意識されるので、食べ過ぎたり夜更かししたり無駄遣いしたりといった生活リズムの乱れを防ぐ効果があります。

心・精神を整える日記

昨年まではオリジナル版でライフログのみを記録していたのですが、今年から一回り大きなカズン版に変えました。

増えた記入スペースは、万年筆で書く日記にあてています。

ライフログは客観的な行動や身体の記録であるのに対して、日記には主観的な心や思考の記録を書いています。

日記には本音が出るので、1日の終わりに万年筆でゆったりと日記を書いてすっきりすることで、翌日に引きずることがあまり無くなりました。

「やりたいこと・なりたい姿」を人生の羅針盤

最初の方のページには、見開きで「やりたいこと・なりたい姿のリスト50」を載せています。

すでに達成したものもある一方で、あらたにやりたいことやなりたい姿が出てくるので都度追加しています。

現時点で58まで増えていますが、年末までには100にしたいと考えています。

まとめ

以前は様々な役割を1冊のノートで、あるいはすべてデジタル管理をしようと試みたこともありますが、どれもうまく行きませんでした。

一部はうまく運用できるものの、どうも軌道に乗らずにむしろストレスに感じることも。

思い切って、それぞれの得意とするところだけを活かすように組み合わせをしてみたら、運用がスムーズに。

使い分けを始める前は実際の運用で混乱することもあるかなと思っていたのですが、コンセプトと目的がそれぞれ違うので、思った以上にスムーズに使い分けと活用できています。

複数冊を使うことで書き込む量も増えましたが、手間が増えるよりもむしろ頭と心の整理がシステマチックに行えるようになったことで、むしろシンプルになっています。

目的に応じて手帳とノート、デジタルとアナログを使い分けるひとつの方法をご紹介しました。