仕事のタスクとスケジュールは、すべてデジタル管理しています。
一部の長期プロジェクトはExcelのマスタースケジュールで管理していますが、ほとんどのタスクとスケジュールは30分単位からなるタスクを、最長で半年先までOutlookに登録。
なので、Outlookを見るだけでいつ・何をすればよいのかはすべて分かるのですが、毎朝仕事用のノートに「今日のタスク」を万年筆で書き出しています。
その理由について、説明してみたいと思います。
物理的スペースに収めることで、心理的な負担感が少なくなる
毎朝、仕事に着手する前にA5サイズの仕事ノートに、今日のタスクを書き出します。
もちろん、その日によってタスクの数は違うのですが、大きめのタスクを砕きながらノートに書いていくと、大体ぴったり1ページに収まる分量に。
1ページの枠に収まることで「今日はこれだけやったら帰れる！」というのがより直感的に分かりやすくなるので、その日の仕事への最初のハードルがぐっと低くなります。
ちなみに、飛び込みの仕事は一部の例外を除いて「明日（以降）やる」というスタンスです。
Outlookを開いて、その仕事の締め切りの少し前にゆとりのあるところへポンと放り込んだら、もう忘れます。
どうしてもその日に追加して行わなければならない場合は、朝一で書いたタスクリストの一番下に線を引いてから、その下に加えることにしています。
残業してでもやるできことなのかは、そこで判断しています。
今日のコンディションに合わせたタスクの組み換えが行える
Outlookに登録されたタスクは、重要度の高いものから順番に時間軸で並んでいます。
そうすると、午前中が重たい仕事、午後一から夕方にかけてが比較的軽めの仕事の順になります。
心身ともにコンディションの良い日は、その順序でノートに書き写して上から順に取り組むことに。
ですが、どうしても調子が上がらない日というのはあるものなので、そんな時は雑用的な軽めのタスクをあえて朝一に持ってきます。
簡単に短時間でできるものから片づけていくと段々と調子が出てくるので、そうしたらその日の重要なタスクに難なく取り組めるようになるというわけです。
紙のノートに書く際は、その日の自分のコンディションと相談しながら、タスクリストの順番を決めていきます。
参照時のアクセスのし易さ
タスクリストを書き出したノートは、PCのキーボードの前に広げたままにしておきます。
ディスプレイには今取り掛かっている仕事で使うファイルがいくつも開いているので、それだけでデジタル側は目一杯。
途中でタスクの順番を変えることもあるので、そんな時は手前のノートにさっと目線を落とします。
ほんのすこしの違いですが、すでに目一杯のディスプレイにOutlookを開くよりも、アナログなノートに視線を移すほうがアクセスは良くなります。
また、タスクリストの上には「今日のゴール」を書き出しているので、ゴールに向けたタスク実行となっているか、常に確認できるようになります。
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重点化したことに取り組めるようになる
ノートに書き出すのは、一手間かかります。
そうすると、書くことは限定したくなるので、自然と「自分がやるべきこと」「取り組むことで成果が得られること」に絞られるようになります。
「他人でもよいこと（他人に任せたほうがよいこと）」「成果が乏しいこと」はここで淘汰されます。
時間は有限ですから、自分がやるべきことで・成果が期待できることに重点的に取り組んだほうがいい。
選んだことは必ず実行して、しっかりと成果を出す。
そのほうが、自分だけではなく組織のためにもなります。
ノートに書き出すのは、重点化をはかるための大事な儀式となるのです。
まとめ
完了したタスクは赤ペンでどんどん消し込んでいくのですが、これが確かな達成感につながります。
仕事は、必ずしも実行してすぐに成果が現れるものばかりではないので、自分で自分の達成感を演出する必要があります。
手書きのタスクを消し込んでいく動作は、その達成感を伴うのです。
ささやかな達成感の積み重ねが大きな仕事につながっていき、いつしか成果へとたどり着きます。
できれば会社支給の筆記具よりも、自分お気に入りのノートとペンを使うことをおすすめします。
達成感の楽しさを、より実感できることでしょう。
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