広汎性発達障害の女が毒を吐くブログ

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はたらく・暮らす・整える

手帳術と仕事術、習慣のアップデートと、あれやこれやのレビューとか。

週のはじめに仕事の着地点を上司とすり合わせておけば、無駄に作業量が膨らむことはない[楽しむ仕事術]

月曜日の午前中は主に、自分自身の業務の週次レビュー(先週の振り返り)と今週のデザイン(目標およびタスクと段取りの確認)を行います。

週次レビューで進捗の遅れや課題が発生していないか再度確認し、対応を要するものは今週のタスクとして組み込みます。

元々今週のタスクとして予定していたものはすでにOutlookのカレンダーに登録しているので、追加するものと見比べて時間のコマを入れ替えたり、バッファとしていた時間を使うか判断します。

週次レビュー&今週デザインが終わったら、上司とミーティングを行います。

着地点を決めてから作業を始める

この時報告するのは大きく2つ、「今週どういう状態を目指すか」「そのためにどのような進め方をするのか」の2点です。

「どういう状態」は所属部署の今月の目標とも密接に絡み合うので、整合性がとれていることを確認します。

「どういう進め方」は上司の視点からみて妥当と思えるか、判断してもらいます。

上司の指摘事項と自分の考えにズレがある場合は、どんな根拠でそう判断するのか、納得いくようにすり合わせます。

妥当と承認されたら、その仕事については実行の権限を移譲されたことになるので、自分の仕事として順次進めていくことになります。

週のはじめにこのすり合わせをしっかり行っておくことで、途中で口出しされることは一切なくなりますから、仕事を進めるうえでの満足度を高めることができます。

どこまでやるか・やらないかを一致させることが重要なポイント

仕事の着地点を上司とすり合わせるのは、「やること」を決めるためですが、同時に「やらないこと」を決めるためでもあります。

あるいは、「どのくらいのレベルまでできればOKとするか」を決めることにもなります。

業務量が膨らむのはやらなくてもよかったことに時間をかけていたり、過剰品質になっていることがあげられます。

いい例は社内資料でしょう。

お客様や取引先に出す資料はまだしも、社内だけで用いる資料の体裁を整えるのに残業までするのはまったくの無駄です。

よっぽどのダメ上司でもない限り、60%くらいの出来だと思った資料で意外とOKが出る場合もあります。

また、着地点をすり合わせておけば、せっかくつくり上げてから締切り間際にやり直しを命じられることもありません。

まとめ

ゴールを決めてから走り始めれば最短コースを自分のペースで進められますから、余計な残業や休日出勤にくたびれることもありません。

所属部署のミーティングが単なるやったことの報告会となっている場合はその時間を圧縮し、今週やること・目指す状態のすり合わせに時間を振り向けてみてください。

少しの時間で思った以上に効果があることを実感できるでしょう。

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