広汎性発達障害の女が毒を吐くブログ

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日次でPDCAをまわす、シンプルで効果的なノート活用法[楽しむ仕事術]

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PDCAサイクルをまわすには、まずはG(ゴール)が必要であることをお伝えしました。

この考えはプロジェクトなどの大掛かりな仕事はもちろん、個人の毎日の仕事にも活用できます。

その方法をご紹介。

1日の始まりに、ノートの左ページにG(ゴール)とP(タスク)を書く

まず用意するのは1冊のノートとペン。

ノートは、わたしの場合はA5サイズのキャンパスノートを使用していますが、A4サイズでもB5サイズでも自分の好みのものでかまいません。

ただし、1日のG-PDCAを俯瞰できることが大事なので、1日分がだいたい見開きページに収まるくらいが望ましいです。

実際に使ってみながら調整していってください。

1日の仕事を始める前に、ノートの左ページにはG(ゴール)とP(タスク)を書き出します。

毎日のタスク一リストを作成しているという人は多いと思いますので、その先頭に「G=その日の到達目標」を加えると思ってください。

例えば、その日のタスクに「企画書作成」や「プロジェクト会議」というのがあれば、到達目標は「作成した企画書案について上司の承認を得ている」「プロジェクトで発生している問題点の解決策について合意している」といった具合になります。

重要なのはタスクを実行することではなく目標を達成することなので、目標達成の観点から手段を柔軟に見直しましょう。

手段の見直し自体が、ひとつのPDCAとなります。

タスクは実行した都度、赤ペンでチェックをして消し込んでいきます。

仕事を進めながら、ノートの右ページにD(実行記録)とC(気づき)を書く

GとPを書き出したら、実際に仕事を始めます。

今度はノートの右ページを使って、D(実行記録)を随時メモしていきます。

すべてをメモする必要はなく、事前の想定と異なる結果となったことや実行段階で変更した手順などを箇条書きでメモできれば十分です。

Dと並行して、C(気づき)を作業の合間に書いていきます。

なぜ、事前の想定と異なったのか、手順を変更したのかなど、理由や仮説を気づきとしてメモしておきます。

時間を開けて気づくこともあるので、随時書くかたちでも1日の終わりにまとめて書くスタイルでもどちらでもかまいません。

忘れないうちに気づきをメモすることが大事です。

1日の終わりに振り返りを行い、A(改善策)を書く

Doの結果として、Goalを達成できたのか確認します。

到達できなかった場合もあれば、途中で目標を変更した場合もあるでしょうから、翌日に向けてA(改善策)を書き出します。

改善策は翌日への申し送りとなるので、翌日にGとPを書き出す際の材料とします。

まとめ

初めは書くことの手間を感じると思いますが、しばらく続けていると目標達成の確度が上向きになっていくことを実感するでしょう。

特に重要なのは、GとCです。

ここが明確になると、目標達成に向けた行動が重点化されて具体的になります。

そうなると余計な行動や思考が削ぎ落とされるので、手間をかけた以上に効率的・効果的になるのです。

書き方に難しいことはなく、G-PDCAのフレームをノート活用法の仕組みとして取り入れるだけですので、ぜひ試してみてください。

▼上記でご紹介したテンプレートとは異なりますが、G-PDCAについて詳しく書かれています。

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