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「あれもこれもやることがたくさん!」そんな時こそ時間をとって、やることを全てノートに書き出そう

わたしの勤める会社は6月決算なので7月からが新年度になるのですが、来年度の経営計画策定が早くもスタートし、最初の繁忙期を迎えています。

やらなければいけないことが積み上がってくると、とにかく早く片付けねばと気が焦ってしまいがち。

気持ちに冷静さを欠くと、思わぬミスをしてしまうことにもなりかねません。

そんな時こそおすすめしたいのが、やることを全て書き出してから手をつけるという方法です。

書き出すことで、やることを定量化する

やることのリストを記憶に頼ると、それだけで脳のメモリーを消費してしまい、効率が落ちたりうっかりミスをしてしまいます。

あえて時間をとってやることのリストを書き出すことで、本来考えるべきことに脳を使えるようになります。

また、頭の中だけでやることを記憶していると「たくさんある」という曖昧な状態になり、気持ちを圧迫してしまうことに。

書き出すことで可視化すると、「たくさんある」が「大きなタスクが◯個、小さなタスクが△個」と定量化されるので所要時間が見えるようになり、無用な焦りを取り払ってくれます。

今やらなくてもいいことを取り除く

書き出したリストを眺めてみると、「今日無理にやらなくてもよいこと」が紛れ込んでいることがあります。

成果を出すポイントはこのタイミングでやるべきことに集中して質を上げることなので、今日じゃなくてもよいものは「戦略的先送り」をしましょう。

ただし、「いつか」にしてしまうと忘れてしまうので、自分の予定表の空いているところにタスクのコマをポンと置きましょう。

自分がやらなくてもいいことを依頼リストに入れる

同様に、「自分がやらなくてもよいこと」あるいは「他人に任せた方がよいもの」も混ざっていたりします。

個人で成果を上げるよりも組織・チームで成果を上げることが評価されるのが世の流れなので、他の人にお願いできるものはどんどん渡しましょう。

ただし、他者からお願いされたものはしっかりと引き受けましょう。

今日やることの進捗を見えるようにする

先送りするものは先送りし、自分でやらなくてもよいものを他者に依頼したら、残っているものが本当に自分で今日やるべきことになります。

タスクをリスト化したら、各タスクの先頭にチェックボックスをつけておきます。

ひとつずつしっかりと着手し、完了したものはチェックボックスに赤ペンでレ点を付けて消し込みます。

たったこれだけのことですが、リストをひとつずつ消しこんでいくことが達成感につながり、次のタスクへ向かう原動力になります。

まとめ

PCでリストをつくるのもひとつの方法ですが、手書きで行ったほうが頭の中にあるものを取り出しやすいと感じています。

手書きだと発散思考になりやすく、PCで行うと収束思考モードになるのが原因かと思います。

また、消し込む快感は圧倒的に手書きの方が強いので、そういう意味でもあえて手書きで、やることを全て書き出すことをおすすめします。

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